محتويات
كتابة التقارير
يُعرَّف التقرير بأنه أحد وسائل الاتصال الفعالة في الشركات التجارية، وبين المستويات الإدارية، كل في مجال اختصاصه، وهو عبارة عن مجموعة من الحقائق المتعلقة بموضوع معين، بحيث يقدم عرضًا تحليليًا في بطريقة مبسطة مع بعض الحلول المقترحة للمشكلة. يختلف التقرير حسب هدفه، سواء كان إدارياً أو فنياً أو طبياً، وهو من المهارات الإدارية في الاتصال ويهدف إلى توضيح المعلومات، وأحياناً يستخدم كوسيلة لتقديم اقتراحات وتوصيات في حالة معينة. وبناءً عليه يجب اتباع أسلوب في إعداد التقارير وكتابتها.
تتمثل إحدى الخصائص الفنية للتقرير في أنه يجب أن يكون واضحًا وسلسًا وبسيطًا ليتم فهمه وفهمه، وكافيًا للغرض المقصود منه، ويجب أن يكون كاملاً ودقيقًا ويغطي الموضوع بأكمله مع احتوائه على معلومات صحيحة.
عناصر التقرير الأساسية
هناك مواقف وإجراءات تتطلب منا توثيق وشرح مسارها وأحداثها الأكثر أهمية، لذلك نلجأ إلى كتابة التقارير من حين لآخر، ويجب أن يكون التقرير ضمن القواعد والقوانين الأساسية، ومنها ما يلي
- قم بتغطيته لحمايته من الأوساخ والغبار.
- عنوان التقرير يسهل عملية البحث عن تقرير معين ويكون متوفرا في التقارير بغلاف شفاف دون فتحه ويشترط أن يتناسب مع المحتوى ويعبر عن المعلومات الواردة فيه.
- صفحة العنوان خلف الغلاف مباشرة.
- أضف اسم الوظيفة في التقرير، واسم الكيان المطلوب التقدم إليه في صفحة العنوان.
- الملخص وهو خلف العنوان مباشرة، ويساعد على معرفة البحث وما يحتويه.
- غالبًا ما يحتوي ، الذي يحتوي على جميع المعلومات جنبًا إلى جنب مع رقم الصفحة للوصول السهل، على عناوين الفصول والفصول والأقسام الرئيسية بالترتيب.
- نسّق قائمة تحتوي على أشكال وجداول لإظهار الأشكال والرموز المستخدمة في التقرير ولتدوين رقم صفحاتها.
- المقدمة وتضم العنوان وبعض الأهداف الرئيسية وبعض الأسئلة التي سيجيب عليها التقرير.
- جوهر التقرير الجزء الأكبر من التقرير هو مناقشة الموضوع وأقسامه، وذكر النتائج والحلول، ولكل خطوة شرح كامل ومفصل، بطريقة مفهومة ومحددة وبلا معنى ويسهل القارئ.
- الخلاصة يذكر الحلول والتوصيات التي قدمها الكاتب للقارئ.
- ال وهي في آخر التقرير، مبينة اسم الكتاب والمؤلف أو افي موقع الذي اقتبست منه بعض المعلومات والبيانات.
- حجم التقرير يجب أن يأخذ التقرير بعين الاعتبار ويقدم المعلومات المطلوبة باختصار، ويجب ذكر الفكرة الرئيسية وعدم الخوض في التفاصيل، وعادة لا يجب أن يتجاوز عدد صفحات التقرير 15 صفحة على الأكثر، ما لم تكن هناك حاجة إلى المزيد.