من الممكن عقد اجتماعات لمجموعة من الموظفين في أماكن مختلفة من خلال سؤال يثير اهتمام أحدث الموظفين أو المديرين، حيث أنه بعد انتشار وباء كورونا، يعمل الكثير من الأشخاص من المنزل ويحتاجون إلى وسيلة للالتقاء في أماكن مختلفة . على الإنترنت حتى لا يضطروا للذهاب إلى مكان العمل.
محتويات
يمكن عقد اجتماعات الموظفين الجماعية في مواقع مختلفة لكل منهما
أصبح من الممكن الآن عقد اجتماعات للموظفين على الإنترنت من خلال مؤتمرات الفيديو، وهي وسيلة اتصال يمكن أن تجمع عددًا معينًا من الأشخاص وتنقل الصوت والصور إليهم كما لو كانوا جالسين معًا. توجد هذه التقنية في العديد من البرامج والمنصات مثل
- برنامج “Zoom” هو برنامج مجاني سهل الاستخدام إلى حد ما، على الرغم من وجود إصدار مدفوع يمنح المستخدم المزيد من المزايا. عيبه الوحيد هو أنه يحتاج إلى مزيد من الأمان، حيث يمكن اختراقه وأحيانًا التجسس على الاجتماعات التي تجري فيه.
- تطبيق Blue Jeans يعتمد على تقنية الحوسبة السحابية، وهو ليس مجانيًا، لكن لديه نسخة تجريبية مجانية لمدة ثلاثين يومًا، ولم يتم الكشف عن سعر أعلى مستوى لخدمات البرنامج.
- برنامج “Life Size” هو برنامج عالي الدقة ومدفوع بالكامل حيث لا توجد حزم مجانية، وتقتصر فترة تجربته على أربعة عشر يومًا فقط، ويتطلب استخدامه أجهزة إلكترونية باهظة الثمن إلى حد ما لأنه يعمل فقط على أنظمة تشغيل محددة.
- Adobe Connect – برنامج عالي الأمان يستخدم لاجتماعات الشركات الكبيرة، بما في ذلك ميزات تحرير الفيديو والعديد من خطط الاشتراك المخصصة. بالإضافة إلى عقد الاجتماعات، يتم استخدام هذا البرنامج أيضًا لإنشاء العروض التقديمية وتحميل المواد التدريبية عن بُعد ومشاركة وحدات التعلم. لا توجد سلبيات لهذا البرنامج، إلا أنه مكلف للغاية.
- برنامج اجتماعات Cyberlink u هذا البرنامج مجاني ويعتمد على نظام المتصفح مما يجعله مثاليًا للشركات الصغيرة والمحدودة ولا يتطلب تنزيلًا، عيبه الوحيد أنه لا يمكن تسجيل مقاطع الفيديو فيه.
- يتميز برنامج Google Hangouts المخصص للمؤتمرات التي تعتمد على قوة السحابة بتكامله مع G Suite، كما أنه سهل الاستخدام نسبيًا لوظائفه المتعددة، وأسعاره تنافسية للغاية ومنخفضة للخدمات التي توفر. ، ولكن لا توجد فترة تجريبية، على الرغم من أنه من المحتمل إضافة هذه الميزة قريبًا جدًا.
- Go to Meeting application هو برنامج مصمم خصيصًا لعقد المؤتمرات عن بعد والاجتماعات عبر الإنترنت. لديه القدرة على فتح غرفة اجتماعات خاصة منبثقة من الاجتماع الأصلي ولديه نسخة تجريبية مجانية.
- “انضم إلي” هو أحد البرامج الجديدة ويتميز بأنه برنامج مجاني للشركات الصغيرة أو الأفراد، لذا فإن أي اجتماع فيه يكون مجانيًا لما يصل إلى ثلاثة أشخاص وأي شيء آخر يقع في نطاق البرنامج المدفوع. . مستويات البرنامج.
- برنامج Ring المركزي هو برنامج ضعيف إلى حد ما، حيث تقتصر وظائفه على الاجتماعات الصوتية ومشاركة الشاشة. يتراوح عدد الأشخاص الذين يمكن إضافتهم إلى هذا البرنامج من أربعمائة إلى مائتي شخص، وهناك أيضًا نسخة تجريبية مجانية من البرنامج.
- High Five – هو برنامج فريد يدمج الأجهزة والبرامج الأساسية في الاجتماع ويتضمن العديد من الخيارات مثل مشاركة الشاشة والقدرة على تسجيل الاجتماع والقدرة على جدولة الاجتماعات.
- تطبيق لأي اجتماع هو برنامج مدفوع بالكامل يقدم خطتي استخدام، الأولى تسمح باستضافة ما لا يزيد عن عشرة أشخاص في الاجتماع والثانية تسمح باستضافة ما لا يزيد عن ثلاثين شخصًا في الاجتماع. يحتوي البرنامج على جميع مزايا البرامج الأخرى، من القدرة على مشاركة الشاشة، والقدرة على إرسال دعوات الاجتماع، والقدرة على إرسال تذكيرات الاجتماع إلى عناوين البريد الإلكتروني، والقدرة على تسجيل الاجتماعات، والعيب الوحيد لهذا البرنامج هو أنه نسبيًا عدد قليل من الأشخاص المسموح لهم بالمشاركة في الاجتماعات.
- برنامج “Blizz” وهو من البرامج المجانية نسبيًا حيث يمكن عقد مؤتمرات لا تزيد عن خمسة أشخاص، ولكن إذا تجاوز العدد خمسة أشخاص، يجب على حامل المؤتمر المشاركة في الخطط المدفوعة للبرنامج، والتي تتميز بقوتها الأمان وسهولة الاستخدام ووجود كافة الميزات في البرامج الأخرى التي يحتوي عليها.
مزايا استخدام منصات مؤتمرات الفيديو
هناك العديد من الميزات الثابتة التي توفرها منصات مؤتمرات الفيديو لمستخدميها، سواء كانت هذه المنصات مجانية أو مسعرة، ومهما كانت الحزم التي يشترك فيها المستخدم. هذه الخصائص هي
- وظيفة بدء الاجتماع حيث يمكن لأي مستخدم تنظيم اجتماع بنفسه بدلاً من المشاركة فيه.
- ميزة الحصول على جزء من الشاشة يمكن للمستخدم أن يظهر لبقية المشاركين في الاجتماع ما يفعلونه على أجهزة الكمبيوتر الشخصية الخاصة بهم أثناء المؤتمر، هذا الجزء من الشاشة بمثابة شاشة صغيرة.
- وميزة القدرة على تسجيل الاجتماع وإرساله لمن لم يحضر أو الاحتفاظ به في ملف كتوثيق للاجتماع.
- وظيفة عرض الشرائح لتنظيم المعلومات تتيح هذه الوظيفة للمستخدم تنظيم معلوماته في شكل شرائح يتم عرضها على التوالي.
- ميزة المحادثة الخاصة حيث يمكن لاثنين أو أكثر من المشاركين في الاجتماع الدخول في محادثة خاصة مع بعضهم البعض معزولين عن بقية أعضاء الاجتماع لتبادل الملاحظات أو الإجابة عن الأسئلة أو لأي سبب آخر.
- ووظيفة مؤتمرات الفيديو حيث يمكن لجميع المشاركين رؤية بعضهم البعض أثناء المؤتمر.
- ميزة توفر الدعم الفني، حيث يوجد مجموعة من عمال الدعم الفني على جميع المنصات لمساعدة المشاركين في الاجتماع على تعلم كيفية عمل المنصة في المرات القليلة الأولى لاستخدامها.
عوامل نجاح مؤتمرات الفيديو
هناك العديد من العوامل التي يمكن أن تؤثر إيجابًا أو سلبًا على نجاح المؤتمرات ومؤتمرات الفيديو، وهذه العوامل هي
- وجود مكان مناسب للاجتماع فقط لأن الاجتماع عبر الإنترنت أو عن بُعد لا يعني أن الاجتماع يمكن أن يتم في أي مكان، يجب أن يكون المكان الذي يُعقد فيه الاجتماع هادئًا وخالٍ من الانحرافات.
- اختيار الملابس المناسبة للاجتماع بحيث يكون المظهر لائقًا وخطيرًا لا يعني أن الاجتماع يتم عن بُعد أثناء تواجد الموظفين في المنزل أو أنه اجتماع كوميدي أو أنه فقد جديته.
- الإنترنت الجيد حيث تؤثر جودة الإنترنت على جودة الاجتماع نفسه. إذا كانت الشبكة ضعيفة، فسيتم تشويه الصورة وسيتم قطع الصوت، مما يجعل أعضاء الاجتماع غير قادرين على التركيز.
في النهاية، علمنا أنه من الممكن عقد اجتماعات لمجموعة من الموظفين في أماكن مختلفة عبر الإنترنت، لأن هذا لم يعد شيئًا بعيدًا أو وهميًا، بل أصبح ضرورة للحياة بسبب الوصول إلى التكنولوجيا. في كل جزء من حياتنا، لذا فإن معرفة كيفية إعداد مؤتمرات عبر الهاتف ناجحة. أهم المنصات التي تقدم خدمة إنشاء المؤتمرات عن بعد ضرورة العصر، وليست مجرد رفاهية.