كيفية كتابة محاضر الاجتماع يعد محضر الاجتماع أحد أهم الأشياء التي يجب التحضير لها في نهاية الاجتماع، خاصةً أنه يساعد في عملية التعليقات ويولد مجموعة من التوصيات القصيرة والمهمة. في عملية تقديم محتوى علمي جيد يمكن القول ان الاجتماعات تعقد من اجل تحديد بعض الاهداف الاستراتيجية والمهمة في طور تطوير الاداء الوظيفي في الوزارة او الهيئة الحكومية او الشركات العامة وهناك العديد من القواعد التي يجب مراعاتها من أجل كتابة محضر الاجتماع، بالإضافة إلى تضمين العناصر الرئيسية في محضر الاجتماع.
محتويات
تعريف محضر الاجتماع
تعد الكتابة بعد محضر الاجتماع أحد الضوابط الضرورية والرئيسية التي يجب على المتعاون تقديمها بعد انتهاء الاجتماع بكفاءة وأداء وفعالية، وتجنب الأخطاء التي قد تحدث عند تضمين المحتوى في المحضر. يمكن العمل على تعريف السجل الاجتماعي على أنه جريدة يسجل فيها الشخص الأحداث والأقوال التي تمت مناقشتها. أثناء الجلسة يتم تمثيل التسجيل بمجموعة من الكلمات أو الصور أو التسجيل الصوتي أو الصورة والصوت معًا، ومنهم يتم استخلاص الاختصار المفيد لإعداد الدقائق.
عناصر محضر الاجتماع
يحتوي المحضر على مجموعة من العناصر الرئيسية التي يبني عليها مُعد المحضر على الخطوات والشكل الصحيحين لتحقيق الهدف الذي يسعى إليه بعد انتهاء الاجتماع. يتم كتابة الدقائق دائمًا بصيغة الماضي. أهم العناصر التي تضمنها الاجتماع هي
- موعد الاجتماع.
- مكان الاجتماع.
- اسم المسؤول عن الاجتماع.
- مشرف الاجتماع.
- أسماء الحضور.
- عنوان الاجتماع.
- اهم ما تم بحثه خلال اللقاء.
- الآراء والاقتراحات المقدمة في الاجتماع.
كيف أكتب محضر الاجتماع
كيفية كتابة محضر الاجتماع هناك مجموعة من الضوابط والقواعد التي تساعد الموظف في عملية كتابة المحضر، خاصة أنها تتطلب تدقيقًا لاختيار الآراء والمحددات التي يتم تدوينها في المحضر بشكل عام، و يمكن العمل في صياغة المحضر من خلال
- استعد للاجتماع بالقلم والورقة.
- اكتب تاريخ ووقت الاجتماع بالضبط.
- سجل أسماء المشاركين في الاجتماع.
- العمل على قراءة جدول أعمال الاجتماع للحضور والموضوعات التي تتم مناقشتها.
- يجب إحضار محضر الاجتماع السابق.
- دون ملاحظات موجزة وتفاصيل غير مهمة.
- العمل على إرفاق جميع التقارير والملاحظات التي يتم إرسالها إلى الاجتماع.
- قم بعمل ملاحظة صحيحة للمهام والتكاليف اللازمة.
- اكتب آلية القرارات التي تم اتخاذها.
- يرجى توضيح تاريخ انتهاء الاجتماع وتعبئة المعلومات الناقصة.
يمكنك معرفة المزيد حول كيفية كتابة محضر الاجتماع
خطوات يجب مراعاتها عند كتابة محضر الاجتماع
عند البدء في كتابة المحضر، يجب على الشخص تحديد مجموعة من القواعد والآفاق التي يتم أخذها في الاعتبار، خاصة أنها تتطلب من الشخص أن يكون دقيقًا في الأداء ومراعاة بعض القضايا الرئيسية عند كتابة الاجتماع، و أهم الأشياء التي يجب مراعاتها عند الكتابة هي
- اجلس بالقرب من المدير.
- إدراج الاقتراحات وأسماء من يقدمها.
- العمل على كتابة النقاط الرئيسية.
- تدوين في زمن الماضي.
- يجب تجنب كتابة الآراء الشخصية أثناء الكتابة.
- تجنب التردد عند مقاطعة السماعة.
- قام بفحص المحضر لغويًا.
- احتفظ بالسجل في مكان مخصص.
استمارة محضر الاجتماع المعدة
من الضروري اتباع القواعد اللغوية في عملية كتابة محضر الاجتماع بالشكل الصحيح، خاصة أنه يتطلب بعض النقاط الأساسية التي تحتاج إلى توضيح بشكل صحيح، كما أن المحاضر تعتبر من أهم الملفات. التي تساهم في صحة القرار الصحيح والثابت، وبالنسبة لعينة من محضر الاجتماع فهي
كيف أكتب محضر الاجتماع
وثيقة نموذج محضر الاجتماع
عند كتابة محضر الاجتماع، يجب على الموظف تقديم جميع المعلومات بالطريقة الصحيحة التي تشرح الأفكار التي ظهرت خلال الاجتماع. يجب أيضًا الإشارة إلى وجود المحاضر السابقة، إذا لزم الأمر أثناء المناقشة فيها. . يمكنك الحصول على استمارة محضر الاجتماع التوثيق من التالي
كيف أكتب محضر الاجتماع
محضر اجتماع Word
يبحث بعض الموظفين عن مجموعة من النماذج المعدة مسبقًا لإضافة عناصر الاجتماع حسب الحاجة، خاصةً أنها تحتوي على عدد من النقاط الرئيسية التي يجب إضافتها بشكل صحيح، ويمكنك الحصول على نموذج محضر اجتماع Word بالنقر فوق هنا.
كيفية كتابة محضر الاجتماع.
يذكر أن محضر الاجتماع له أهمية كبيرة ومهمة عند الإشارة إلى البيانات التي يتم تقديمها خلال الاجتماع، ونقدم لكم في مقالتنا كيفية كتابة محضر الاجتماع.