عندما تكتب، عليك اتباع تنسيق معين يختلف تمامًا عن تنسيقات الرسائل غير الرسمية الأخرى في محتواها وطريقة كتابتها وتقسيم النص، ويمكننا إرسال هذه الرسالة إلى مسؤول أو مؤسسة أو كتهنئة رسالة، أو كرسالة تعزية.
سمات الخطاب الرسمي
- موجز وموجز وواضح.
- أن يكون باللغة العربية الفصحى.
- استخدام الكلمات القوية والابتعاد عن الضعيف.
- يتم تحديد أفكارها الرئيسية بوضوح وكتابتها مباشرة.
طريقة الخطاب الرسمي
سنكتب خطابات رسمية وفق منهج محدد، حيث تكون الرسالة واضحة ومباشرة، وسنأخذ بعين الاعتبار الوقت الذي يحتاجه القارئ لفهم الرسالة ومحتواها. في هذه الرسالة سنكون مؤدبين ومهذبين للغاية، ولن نظهر غضبًا أو أي مشاعر مماثلة له.
اكتب عنوان المرسل ورقم هاتفه في أعلى الجانب الأيمن من الصفحة ؛ حيث نكتب اسم شارعك في السطر الثاني واسم مدينتك وبلدك والرمز البريدي الخاص بك.اترك سطرًا فارغًا وضع التاريخ أسفل عنوان المرسل مباشرةً.اترك سطرًا فارغًا ثم ضع المستلم مباشرة تحت التاريخ (وألحقه بالسيد، السيدة، الطبيب، الطبيب، …………) وفي السطر التالي نضع المستلم العنوان وفي السطر التالي نضع اسم المدينة والبلد والرقم البريدي للمستلم.نبدأ بالتحية ونذكر الاسم الكامل للمستلم (إذا كان معروفًا) ولا تنس تضمينه مع العنوان.كتابة نص الرسالة حيث يكون نص الرسالة موجزا ويتكون من ثلاث فقرات (معظمها) نبدأ كل منها بترك مسافة فارغة في بداية السطر حيث تكون الفقرات على النحو التالي –- الفقرة الأولى ستحتوي هذه الفقرة على افتتاحية ودية، ثم اذكر الأسباب أو الغرض من هذه الرسالة.
- الفقرة الثانية في هذه الفقرة نستخدم أمثلة ملموسة وواقعية لتعزيز وتطوير وجهة النظر.
- الفقرة الثالثة (الأخيرة) تحدث بإيجاز عن الغرض من الكتابة واقترح كيف قد ترغب في المضي قدمًا.
قم بإنهاء الرسالة بتحية مناسبة (على سبيل المثال أطيب التمنيات) واكتبها في سطر واحد واكتب اسمك على سطر آخر. يفضل ترك مساحة فارغة أسفل الاسم، فهذه المساحة مخصصة للتوقيع إذا قمنا بطباعة الحرف.أضف كلمة “مرفق” أسفل التوقيع أو المسمى الوظيفي، ونضيف هذه الكلمة عند إرفاق الملفات والمستندات بالرسالة.تحقق من هجاء الرسالة، وتحقق من الأسماء (اسم المرسل واسم المستلم) بالإضافة إلى العناوين وأسماء البلدان والمدن، وتحقق من الرقم البريدي، وتأكد من خلو الرسالة من الأخطاء النحوية.