نظم المعلومات الإدارية

يعد نظام المعلومات الإدارية والمختصر (mis) أحد فروع علوم الحاسب، ويهدف هذا الفرع إلى دمج أكثر من علم في علم واحد وهو تكنولوجيا المعلومات وعلوم الحاسب والإدارة، وقد جاء هذا النوع من النظام للمساهمة في أخبار أنظمة الكمبيوتر التي تعتمد على التكنولوجيا. وتقديم الخدمات للمديرين في إطار المنظمة. كما أنه يدعم ويساعد المنظمات على إنجاز الأنشطة المختلفة ويعمل من خلال مجموعة من المهام المحاسبية، وبالتالي يدعم عملية صنع القرار واتخاذ القرار.

نظرًا لأن أنظمة المعلومات الإدارية تستحضر معلومات حول ماضي المنظمة، وتجمع معلومات حول حاضرها، خاصة فيما يتعلق بأنشطة المؤسسة لدعم الإدارة ودعمها لاتخاذ القرار الأنسب من بين مجموعة من الخيارات المتاحة، فإن استخدام هذا النوع من يساهم النظام في تقليل مقدار الأعباء على الإدارة، وقيمة المصاريف المالية التي يتكبدها الموظفون بالإضافة إلى إعفائهم من الأعمال الروتينية والملل، وتحفيزهم أخلاقياً. يمكن لهذا النوع من فرع علوم الكمبيوتر أن يفيد أقسام المنظمات داخليًا وخارجيًا من خلال تزويدهم بالمعلومات اللازمة وتوزيعها على جميع المستويات.

عناصر نظم المعلومات الإدارية

تعتمد أنظمة المعلومات الإدارية على خمسة عناصر رئيسية لتتمكن من تزويد الإدارة بالمعلومات التي تحتاجها لأداء العملية الإدارية بكفاءة وفعالية، وهي

  • الأجهزة هي المعدات التكنولوجية والتقنية اللازمة لاحتواء عملية دعم القرار في المنظمة، ولتمكين الأفراد من تنفيذ الإجراءات المتعلقة بالبيانات باستخدام برمجيات خاصة.
  • البرنامج عبارة عن مجموعة من عمليات وإجراءات الكمبيوتر المتكاملة التي تُستخدم لإيجاد حل لمشكلة رياضية أو عملية إحصائية أو تحرير صيغة وتصحيحها أو إجراء عملية.
  • البيانات هي مجموعة من الحقائق الموضوعية التي لا علاقة لها في جوهرها، ويمكن جذبها وجمعها عن طريق البحث والتسجيل والمراقبة، أو يمكن وصفها بأنها المادة الخام للمعلومات قبل إجراء أي معالجة عليها.
  • الإجراءات، بما في ذلك تصميم البرنامج وعملية التوثيق.
  • الأفراد، ويعتبر العنصر الأساسي لنظم المعلومات الإدارية، ويكمل دور العناصر الأخرى، حيث أنه المستخدم والمشغل لهذه العناصر الأخرى.

أهمية وفائدة نظم المعلومات الإدارية

  • توفير المعلومات للإدارة وإعدادها في الوقت المناسب ؛ لمساعدتها وتحفيزها على اتخاذ قرار فعال وصحيح.
  • استغلال مصادر المعلومات والموارد داخل المؤسسة وتشديد الرقابة على جميع المعلومات الواردة.
  • اتخاذ القرارات الصحيحة داخل المنظمة، وربط جميع الأطراف بالمنظمة التي تزود وتنتج المعلومات مع بعضها البعض.
  • إرسال المعلومات التي تحتاجها المستويات الإدارية وتزويدها عند الحاجة إليها لممارسة مهام العملية الإدارية.
  • تسهيل عملية تبادل المعلومات بين المستويات الإدارية من خلال شبكات داخل المنظمة وعلى المستوى العالمي.
  • تمكين المستويات الإدارية من تخزين وحفظ وإدخال المعلومات في نطاق عمليات المعالجة والاسترجاع في الوقت المناسب، بناءً على تقنية SDI.
  • الاكتشاف المبكر وتقييم الثغرات والانحرافات في العمليات والوظائف من خلال توفير معلومات دقيقة عن أدائها.
  • تسهيل عملية التنبؤ والتخطيط للمستقبل بكفاءة وفاعلية عالية، من خلال الاعتماد على الاحتمالات التي تخضع لعدة دراسات، مع الحرص على إيجاد اقتراحات بديلة عن الموجودة في حال اكتشاف الخلل.
  • تزويد المستويات الإدارية بالتقارير بأشكالها المختلفة في الوقت المناسب.
  • إنجاز العمليات الإدارية بسرعة وكفاءة وفعالية بالاعتماد على أقل عدد ممكن من القوى العاملة.
  • تمكين المنظمة بقدرة عالية على استغلال قدرات الحاسب في إنجاز مهامها.
  • تحليل البيانات والمعلومات والأنظمة في إطار عمل المنظمة.
  • تمكين المنظمات من دخول السوق التنافسي ودعم وتقوية مركزها التنافسي.
  • رفع مستوى الكفاءة والفاعلية.
  • إنهاء والتخلص من الفساد الإداري والقضاء عليه نهائياً بالاعتماد على الحاسب في إنجاز المهام.
  • تحسين عملية الإنتاج ورفع مستواها.
  • المساهمة في توفير الوقت والجهد.
  • امنح المهام الإستراتيجية مزيدًا من الوقت عن طريق تقليل الوقت اللازم لرعاية الأعمال الروتينية.

مراحل نظم المعلومات الإدارية

  • جمع البيانات، وهو عملية استيراد البيانات من مصادرها فيما يتعلق بقضية تعالجها المنظمة وتنجزها.
  • تحليل البيانات.
  • تحضير قوائم بيانية.
  • اتخاذ القرار المناسب من بين مجموعة البدائل والاقتراحات المتوفرة في يد السلطة المعنية باتخاذ القرار واتخاذ القرار.

معايير MIS

تعتمد نظم المعلومات الإدارية على مجموعة من المعايير في سبيل إنجاز عملها بالشكل المطلوب وهي

  • الدقة يعتبر هذا المعيار ضروريًا في أنظمة المعلومات الهامة ؛ نظرًا لأنه يتم الاعتماد عليها بشكل كامل في عملية صنع القرار، فإنها تتطلب صحة ومصداقية البيانات والمعلومات.
  • حداثة المعلومات، وهي الحصول على المعلومات من مصادرها، في الوقت الذي يحتاجه مستوى إداري معين، بشرط أن تكون حديثة.
  • التكامل، يتطلب هذا المعيار وضع كمية كبيرة من المعلومات في أيدي صانع القرار بشأن قضية معينة.
  • الإيجاز والوضوح. يتطلب هذا المعيار تقديم معلومات معينة ترتبط ارتباطًا مباشرًا بالمسألة المعنية، وألا يشتت انتباه صانع القرار بتزويده بمعلومات غير ضرورية.
  • الارتباط والأهمية. يهدف هذا المعيار إلى دعم محلل النظم لأداء عمله من خلال توفير المعلومات المترابطة مع بعضها البعض والتي تناسب القضية المراد تحليلها وإنجازها.
  • توافر المعلومات، ويتطلب سهولة الوصول إلى المعلومات وعدم تعقيدها.

شروط MIS

يشترط على كل من يرغب في العمل في مجال نظم المعلومات الإدارية أن يكون بين يديه مجموعة من الشروط والبرامج، حسب إمكانياته وقدراته وخبراته العلمية والعملية، منها

  • القدرة على التعامل مع برامج البرمجة ومنها (Visual fox pro، dotnet، sql، access، oracle، crystalreport.
  • الكفاءة والاحتراف في استخدام مجموعة من تطبيقات مايكروسوفت أوفيس وهي Word و Excel و Power Point و Access و outlook و infopath.
  • القدرة على التعامل مع مجموعة من برامج المراقبة والإتقان في الاحتراف مثل camtasia و keylogger و winpatrol و process explorer.
  • التعامل مع برامج الشبكة شاشة ip veronisoft، مراقب الشبكة، دفاع الشبكة.
  • القدرة على التعامل مع برامج الفيروسات ومعالجة الصور والنصوص وضغط الملفات.

    • تقارير MIS

    يلجأ مستخدمو MIS إلى إصدار نوعين رئيسيين من التقارير

    • التقارير الدورية هي التقارير التي تصدرها السلطة المختصة كل فترة زمنية محددة، وقد تكون أسبوعية أو شهرية أو سنوية.
    • التقارير ذات الأغراض الخاصة هي التقارير التي يتم إصدارها واستخراجها بناءً على متخذ القرار في أوقات الطوارئ، أو عندما يطلب مستخدم النظام هذه المعلومات.

    ميزات MIS

    • أعط صورة عامة عن المنظمة أو المؤسسة.
    • لعب دور الاتصال وتنفيذ عملية التخطيط.
    • توفير كمية من بيانات العملاء، وإبداء الملاحظات التي يمكن أن تقدم المساعدة والعون للمؤسسة في استكمال الإجراءات والأعمال.
    • القيام بأنشطة التسويق والترويج المباشر.
    • يمنح أنظمة المعلومات الإدارية للمؤسسة ميزة تنافسية تمكنها من تنفيذ الأنشطة بكفاءة وفعالية بأقل وقت وجهد وتكلفة.

    التخصص في نظم المعلومات الإدارية

    يعتبر تخصص نظم المعلومات من أكثر التخصصات تميزاً. ويرجع ذلك إلى اهتمامها بعملية تسهيل إنجاز وتحليل الأنشطة الاستراتيجية والتشغيلية، ويمكن اعتبار هذا التخصص من وجهة نظر أكاديمية للإشارة إلى طريقة الدراسة التي تمكن الأفراد من التقييم والتصميم والتنفيذ. وإدارة استخدامها، بالإضافة إلى توليد المعلومات وتطويرها، والاستفادة من ذلك بإضافة عناصر الكفاءة والفاعلية إلى عملية الإنتاج وذلك ضمن إطار أنظمة تسمى أنظمة دعم القرار والأنظمة الخبيرة والأنظمة التنفيذية.