محتويات
جلسة وثائقية
وهي من الدورات الخاصة في المحاسبة، وهي المرحلة الأولى في تطبيق العمليات المحاسبية، ويرتبط بها المستند المحاسبي بكل الطرق والخطوات التي يعدها المحاسب. عمل القيود المحاسبية لكل مستند بشكل دقيق، للذهاب إلى الدفاتر المحاسبية والقوائم المالية، لذلك يجب على المحاسب التأكد من صحة عمله، بحيث لا يظهر أي خطأ أثناء تنفيذ باقي الأساليب والخطوات المحاسبية .
أهداف الدورة الوثائقية
هناك عدد من الأهداف التي حققتها الدورة الوثائقية وهي
- تحديد الوظيفة أو النشاط المطلوب على الإدارة تنفيذه.
- جمع التقارير والبيانات التي يجب تقديمها للإدارة.
- مساعدة الإدارة في اتخاذ القرارات المناسبة.
- اربط الأقسام التي تقوم بوظائف مشتركة معًا.
- سهولة الوصول إلى المستندات المستخدمة في تنفيذ الوظائف الإدارية.
- متابعة حركة المستندات المحاسبية بين الإدارات بالمنظمة.
- معرفة قيم الأصول والخصوم المستخدمة في تنفيذ المهام.
أنواع الدورات الوثائقية
هناك ثلاثة أنواع رئيسية من الدورات الوثائقية
الدورة المستندية للمستودعات
وتختص بمتابعة وتوثيق المعلومات المتعلقة بكافة البضائع الموجودة داخل المخازن، والعمليات التوثيقية التي تتم عليها من بيع وشراء، وتختص بتحقيق الرقابة على المخازن، والتأكد من مطابقة الأصول الفعلية لتلك المسجلة. على الورق، التأكد من مستندات تصدير واستيراد المواد التي تتم خلال الفترة المحاسبية وتسجيلها. بشكل يومي بناءً على إجراءات الشركة التجارية.
دورة الشراء المستندية
يختص بمتابعة المستندات الخاصة بالمشتريات التي تقوم بها الشركات خلال السنة المالية. تنقسم المشتريات إلى نوعين وهما
- المشتريات غير النمطية هي تلك التي لم يتم التخطيط لشرائها مسبقًا، أي يتم إعداد مستنداتها بمجرد طلبها. ومن الأمثلة على ذلك طلب قرطاسية جديدة للمكتب، وتضاف قيمتها المالية إلى قيمة المصاريف الأخرى.
- المشتريات النموذجية هي التي تشتريها الشركة بشكل دوري وشبه دائم، ويوجد قائمة بهذه المشتريات لدى أمين المستودع الذي يحرص على إعداد تقرير بالكميات التي ينقصها لتزويد المحاسب بها، بحيث يحدد التكلفة المالية المخصصة لها، ليتم توفيرها للمستودعات.
دورة وثائقية المبيعات
هو الذي يهتم بمتابعة المستندات المتعلقة بعمليات البيع التي قامت بها الشركة خلال السنة المالية، ويعتمد على دراسة آراء العملاء، والطلبات التي تقدم للشركة للحصول على بعض بضائع. يستعد المحاسب المتخصص للمبيعات باعتماد مستنداته الرسمية التي تشمل الفواتير، والبطاقات، وتصنيف المادة، وعادة ما تحتوي مستندات المبيعات على المكونات التالية الكمية المباعة، وسعر الوحدة، والسعر الإجمالي، والتفاصيل، وطريقة الدفع. تتكون هذه الوثائق من نسختين، الأولى للشركة، والثانية للعملاء.