خطوات كتابة التقرير هي تلك التي يجب على الطالب تعلمها وإتقانها في المدرسة والموظف في أي مؤسسة، لذلك تتطلب بعض المهام الأكاديمية إعداد التقارير، وكذلك بيئة الأعمال، وقبل طلب “تقرير” من كبير المديرين، يكافح العديد من الأشخاص لمعرفة ما يكتبونه، ويشعرون بالارتباك بشأن أسلوب الكتابة، وما يجب تضمينه، واللغة المستخدمة، وطول المستند، وعوامل أخرى. في هذه المقالة، نوفر لك معلومات مهمة حول كيفية إعداد تقريرك.
محتويات
ما هو التقرير
في الأوساط الأكاديمية، هناك بعض التداخل بين التقارير والمقالات، وأحيانًا يتم استخدام الكلمتين بالتبادل لمعنى واحد، ولكن من المرجح أن تكون هناك حاجة إلى التقارير في الأعمال التجارية والموضوعات العلمية والتقنية وفي مكان العمل. بينما تقدم المقالة الحجج والاستنتاجات، يركز التقرير على الحقائق. التقرير عبارة عن وثيقة قصيرة وحادة وموجزة مكتوبة لغرض معين وجمهور محددين، والتي تحدد وتحلل موقفًا أو مشكلة على نطاق واسع، وغالبًا ما تقدم توصيات للعمل المستقبلي.
التقرير وثيقة وقائعية يجب أن تكون واضحة ومنظمة تنظيماً جيداً. وتجدر الإشارة إلى أن متطلبات الشكل الدقيق للتقرير ومحتواه تختلف بين المنظمات والأقسام وفي الدراسة بين الدورات، من أستاذ إلى أستاذ، وكذلك بين المواد الدراسية، لذلك من المفيد معرفة ما إذا كان هناك أي تعليمات محددة قبل أن تبدأ في كتابة تقريرك.
خطوات كتابة التقرير
عند إعداد التقرير، يجب عليك اتباع الخطوات الصحيحة المعتمدة لإعداد التقارير، وبينما قد تختلف خطوات كتابة التقرير حسب نوع التقرير، وقد تختلف أيضًا اعتمادًا على المعلم أو المدير ومحتويات التقرير تشمل، هناك مجموعة من الخطوات الأساسية التي يمكن اتباعها لكتابة تقرير سليم، نذكرها أدناه
تحديد وتعريف المشكلة.
يجب على المرء أن يدرك ما هي المشكلة التي ستكون موضوع التقرير. تحتاج بعد ذلك إلى تحديد المشكلة من خلال الإجابة على الأسئلة الخمسة التالية
- ماذا يدرس التقرير
- لماذا نحتاج مثل هذه الدراسة
- متى نحتاج إلى مثل هذه الدراسة
- أين علينا التحقيق
- من الذي سيتم التحقيق فيه
تحديد الغرض من الدراسة ونطاقها.
يجب عليك معرفة الغرض من أي دراسة، ومناقشة الأسباب، ثم لتسهيل الدراسة، يجب عليك تحديد النطاق الدقيق، على سبيل المثال، افترض أن هناك مشكلة في إدارة الأعمال تتطلب البحث ؛ سيكون الغرض من تقرير الدراسة هذا هو معرفة تلك العوامل التي تؤدي إلى الصراع بين العمال والإدارة في حين أن النطاق سيكون عمال المصنع وسلطة المصنع.
تطوير الفرضية
لحل المشكلات، يجب على الباحث تطوير الفرضيات، والفرضية هي بيان أو شرح مؤقت لأي مشكلة. على سبيل المثال، إذا كان التحقيق مطلوبًا لاكتشاف مشكلة إدارة الأعمال، فقد تكون الفرضية كما يلي
- هناك فجوة اتصال كبيرة بين الإدارة والعاملين.
- تتجاهل الإدارة دائمًا الرضا الوظيفي للعمال.
حدد المصطلحات بوضوح
قد يكون هناك العديد من المصطلحات المربكة المتعلقة بالدراسة وتتطلب تعريفًا واضحًا، لذلك تحتاج إلى تقديم تعريف مختلف للمصطلحات المربكة وهو أمر جيد، على سبيل المثال، الرضا الوظيفي يعتمد من شخص لآخر، لذا فإن نوع يجب تحديد الرضا الذي تتجاهله الإدارة بشكل صحيح.
مصطلح “العمل” هو أيضًا مصطلح محير لأنه قد يكون هناك عمالة في المصنع أو عمالة عامة، لذلك يجب تحديد مشكلة العمالة بشكل صحيح. أيضا، مصطلح “الوقت” محير. نظرًا لأنه يمكن أن يكون قصير الأجل أو طويل الأجل، فإنه يحتاج إلى إظهار المدة التي تحتاج فيها المشكلة بين العمال والإدارة إلى تعريف مناسب.
حدد الجمهور
يتم إعداد التقارير للقراء، ويجب عليك تحديد قراء التقرير، على سبيل المثال، عندما يُطلب منك تقرير تحليل التكلفة والحجم والأرباح للإدارة ذات المستوى الأعلى، فلن يكون التقرير للعاملين في المصنع . أو خارجي، ولكن يتم إعداد تقرير سنوي سري (ACR) للإدارة العليا وليس للعمال. لذلك، يجب أن تأخذ في الاعتبار معرفة واهتمام قرائك عند إعداد أي تقرير، لأن التقرير يجب أن يكون موجهاً للقارئ.
جمع البيانات
لحل المشكلة، نحتاج إلى أساس معقول، وبالتالي نحتاج إلى جمع البيانات. البيانات من نوعين على النحو التالي
- البيانات الأولية البيانات التي تم جمعها من البحوث أو الملاحظات أو التجارب أو المسوحات.
- البيانات الثانوية البيانات التي تم جمعها من المكتبة.
تنظيم وتحليل وتفسير البيانات.
يجب تنظيم البيانات المجمعة بشرح طريقة منظمة، أي يجب ترتيب البيانات على أساس منطقي، مثل الوقت والكمية والموقع. يتضمن التحليل عادةً فحص البيانات المجمعة بحثًا عن الأخطاء المحتملة وإجراء التحرير المناسب لضمان دقتها واكتمالها. بعد تنظيم البيانات وتحليلها، حان الوقت لتفسيرها من حيث المعنى المنطقي، حيث أن تقييم البيانات مهم للوصول إلى نتيجة منطقية.
مخطط العمل
بمجرد تشكيل النمط النهائي للتقرير في ذهن الكاتب، يجب عليه أو عليها إعداد مخطط تفصيلي لكتابة التقرير. في هذا المخطط، يتم ذكر المشكلة، يتم تسجيل الحقائق، يتم تحليلها بإيجاز ويتم استخلاص النتائج المنطقية. لاحظ أن المخططات ليست مطلوبة، لكنها تساعد في كتابة تقرير منظم.
صياغة التقرير النهائي
المرحلة الأخيرة هي كتابة التقرير، وعلى الكاتب أن يتأكد من أن لغة التقرير بسيطة وخالية من الأخطاء النحوية، وذلك من حسن عرض التقرير وإعداده.
قالب كتابة تقرير جاهز للطباعة
نزودك باستمارة أدناه لكتابة تقرير باللغة العربية وآخر باللغة الإنجليزية يمكنك استخدامه، مع العلم أن التقارير تختلف باختلاف النوع والجهة التي قدمت إليها
أنواع التقارير
بعد مناقشة خطوات كتابة تقرير ناجح، من الضروري الرجوع إلى أنواع التقارير، وعلى الرغم من أن السلطات لم تضع تصنيفًا عالميًا للتقارير، إلا أن هناك فئات شائعة الاستخدام من التقارير، والتي توفر تسمية لدراسة التقارير وأحيانًا يتم تصنيف التقارير على أساس الشكل. يمكن تضمين جميع التقارير تقريبًا في معظم الفئات، ويمكن تضمين تقرير واحد في فئات متعددة. سنقوم بإدراج المجموعة التالية من تصنيفات التقارير المستخدمة
التقارير الرسمية أو غير الرسمية
يتم تنظيم التقارير الرسمية بعناية ؛ لذا فإن التركيز ينصب على الموضوعية والتنظيم، فهو يحتوي على الكثير من التفاصيل، وهو مكتوب بأسلوب يميل إلى حذف أشياء مثل الضمائر الشخصية. عادة ما تكون التقارير غير الرسمية عبارة عن رسائل قصيرة ذات استخدام طبيعي وغير رسمي للغة، ويمكن وصف المذكرة الداخلية عمومًا على أنها تقرير غير رسمي.
تقارير قصيرة أو طويلة
من الواضح أن المذكرة من صفحة واحدة قصيرة، في حين أن التقرير الطويل هو الذي يتكون من عشرين صفحة على سبيل المثال. لكن أين الخط الفاصل لاحظ أنه كلما زاد طول التقرير، فإنه يأخذ المزيد من ميزات التقارير الرسمية.
تقارير إعلامية أو تحليلية
تقارير إعلامية مثل ؛ التقارير السنوية والتقارير المالية الشهرية وتقارير تغيب الموظفين تحمل معلومات واقعية من منطقة في منظمة إلى أخرى. أما التقارير التحليلية المستخدمة في البحث العلمي وتقارير الجدوى والتقييمات العقارية فتستخدم في محاولات حل المشكلات.
تقرير الاقتراح
الاقتراح هو تباين في تقارير حل المشكلات، الاقتراح هو وثيقة معدة لوصف كيف يمكن لمنظمة ما تلبية احتياجات أخرى. تعلن معظم الوكالات الحكومية عن احتياجاتها من خلال إصدار طلبات العروض أو RFPs. تحدد RFP الحاجة، ويقوم البائعون المحتملون بإعداد تقارير العروض التي توضح كيف يمكنهم تلبية هذه الحاجة.
التقارير الرأسية أو الجانبية
تشير هذه التسمية إلى الاتجاه الذي يسير فيه التقرير. التقارير التي تشير إلى التسلسل الهرمي لأعلى أو لأسفل هي تقارير عمودية ؛ يساهم في الرقابة الإدارية. من ناحية أخرى، تساعد التقارير الثانوية في التنسيق في المنظمة، لذلك يعتبر التقرير الذي ينتقل بين الوحدات من نفس المستوى التنظيمي (إدارات الإنتاج والمالية) أفقيًا.
التقارير الداخلية أو الخارجية
التقارير الداخلية هي التقارير المتعلقة بما هو داخل المنظمة. يتم إعداد التقارير الخارجية للتوزيع خارج المنظمة وهي مثل التقارير السنوية للشركة.
التقارير الدورية
يتم إصدار التقارير الدورية في مواعيد مجدولة بشكل منتظم، ويتم توجيهها بشكل عام إلى الأعلى وتعمل للرقابة الإدارية، وتسهم النماذج المطبوعة مسبقًا والبيانات التي يتم إنشاؤها بواسطة الكمبيوتر في توحيد التقارير الدورية.
تقارير وظيفية
يشمل هذا التصنيف التقارير المحاسبية والتقارير التسويقية والتقارير المالية ومجموعة متنوعة من التقارير الأخرى التي تأخذ اسمها من الاستخدام النهائي للتقرير.
عناصر تقرير البحث
يتضمن التقرير الناجح عادةً مجموعة من القضايا المهمة التي يتم تلخيصها في النقاط التالية
- وصف تسلسل الأحداث أو الموقف.
- بعض التفسيرات لأهمية هذه الأحداث أو الموقف، إما مجرد تحليلك الخاص أو بناءً على آراء الآخرين.
- قم بتقييم حقائق أو نتائج تحقيقك.
- ناقش النتائج المحتملة لمسارات العمل المستقبلية.
- توصيات لمسار العمل.
- الاستنتاجات.
في النهاية، قمنا بتلخيص خطوات كتابة تقرير ناجح، من البداية وصولاً إلى المرحلة النهائية التي تشمل كتابة التقرير في شكله النهائي، بما في ذلك البيانات والمناقشات والاستنتاجات النهائية.