محتويات
رسائل إدارية
مع تزايد احتياجات المجتمع وتوسع عمليات الإنتاج، زادت سرعة التعامل التجاري بين الأفراد والمؤسسات في نفس الدولة وحتى بين الدول، وامتدت هذه المعاملات إلى وجهات دول بعيدة، والتي غالبًا ما يكون من الصعب عليها الاتصالات الشخصية، وبالتالي كان من الضروري إيجاد وسيلة اتصال أخرى تتمتع بالمزايا التي تجعلها وسيلة فعالة لإجراء الصفقات التجارية وتسهيل التبادلات التجارية. لقد وجدت رسائل تجارية أصبحت أداة قوية للاتصال بين المؤسسات ورجال الأعمال والبنوك والصناعيين.
الطريقة الإدارية
تتكون الرسالة من عدة أجزاء، منها
- العنوان تتم طباعته أعلى الخطاب، ويتضمن عنوان الشركة المرسل من افي موقع بالتفصيل، ورقم صندوق البريد، والهاتف، والفاكس، والبريد الإلكتروني.
- الرقم أو المرجع وهو رمز مختصر يشير إلى موضوع الرسالة، بالإضافة إلى ترتيبها العددي في كتاب المؤسسة الصادر، ويساعد في عملية حفظ الرسالة من جهة، ويسهل عملية الرجوع إليها. من ناحية أخرى، وكأنه رقم تسلسلي للرسائل الصادرة كل عام، أو قد يكون الرقم يتكون من جزأين، الأول هو الأحرف الأولى لموضوع الرسالة، والثاني هو رقم متسلسل يضمن تسلسل الموضوع.
- التاريخ أي تاريخ إرسال الرسالة. هو مكتوب في أعلى الصفحة على اليمين. القاعدة المتبعة في آلية كتابة التاريخ هي اسم بلد المرسل، ثم اليوم، ثم الشهر، ثم السنة، والشهر عادة ما يتم كتابته بأحرف لضمان عدم تزويره.
- مكان وعنوان المرسل إليه العنوان مكتوب في الركن الأيمن ومن الأعلى بالأحرف العربية، وفي الركن الأيسر من الحروف باللغة الإنجليزية، ويكون مباشرة تحت التاريخ والرقم. عادة ما يكون التسلسل في كتابة العنوان، سواء على الحرف أو الغلاف، على النحو التالي اسم المرسل إليه، ومركز الرسالة. المرسل إليه، واسم الشركة أو المؤسسة، ثم صندوق البريد، ثم اسم الدولة، وأخيرًا اسم الدولة.
- التحية الافتتاحية تتكون التحية من عبارات وكلمات وعبارات احترام، كالتحية الطيبة وبعده، السلام عليكم ورحمة الله وبركاته، والسلام وبعده، وغيرها.
- موضوع الرسالة بحيث نذكر كلمة الموضوع ثم نكتب عبارة مختصرة تعطي فكرة سريعة عن محتوى الرسالة.
- نص الرسالة هنا الموضوع الذي تهدف الرسالة إليه ومناقشته متضمنًا جميع المعلومات والحقائق التي تدعم موضوع الرسالة، ويجب مراعاة ما يلي
- قدم الموضوع بإيجاز.
- استخدم لغة سهلة.
- نصل إلى النقطة على الفور وبشكل واضح.
- استخدم أسلوب الإقناع والقناع، وليس أسلوب التهديد، وترك مجال للفهم فيما بعد، وعدم كتابة أي كلمات وعبارات يمكن استخدامها ضد المرسل في المستقبل.
- التحية الختامية وهي عبارة موجزة ومهذبة تتفق مع التحية الافتتاحية التي تختم بها الرسالة، مثل التحية لك بإخلاص، أو تقبل الاحترام، أو مع الشكر والتقدير.
- التوقيع والختم عند الوصول إلى هذه المرحلة يجب قراءة الرسالة بعناية للتأكد من خلوها من الأخطاء وبعد التحقق يتم كتابة التوقيع مع ذكر اسم المرسل والمنصب الوظيفي ووضع الختم في المكان المناسب .
- المرفقات في حالة وجود أي مرفقات أخرى مثل التقارير أو الفواتير، يجب كتابة كلمة مرفقات وذكرها.
- النسخ ذات الصلة هم الأطراف المعنية بالحصول على المعلومات الواردة في الرسالة، وعليهم اتخاذ الإجراءات اللازمة في هذا الشأن. يشار إلى الأطراف التي تقرر إرسال النسخ إليها في الجزء السفلي من الرسالة وعلى الجانب الأيمن منها.
- الرموز هي الأحرف الأولى لمؤلف الرسالة وشخصيتها.