البريد الإلكتروني

في ظل ازدحام المهام وضغوط الأعمال التي نتعرض لها جميعًا في الوقت الحاضر، في مجال المؤسسات والمنظمات التي تعمل في جميع المجالات المختلفة ؛ سواء أكان ثقافيًا، واجتماعيًا، واقتصاديًا، وسياسيًا، وكذلك أكاديميًا، فنحن بحاجة إلى تقنيات حديثة توفر لنا الوقت والجهد لنكون قادرين على استثمار هذه الطاقة والوقت للقيام بأعمال أخرى وإكمالها على أكمل وجه، ولمنع إضاعة الوقت على القيام بأشياء وفرت لنا التكنولوجيا الحديثة طرقًا مثالية للقيام بذلك إلكترونيًا.

البريد الإلكتروني، أو كما يطلق عليه في البريد الإلكتروني باللغة العربية، من أفضل وأفضل هذه التقنيات التي لا يستطيع الإنسان الاستغناء عنها في الوقت الحاضر، ويستخدم البريد الإلكتروني في الإرسال المكتوب. والرسائل المصورة والمسموعة وكذلك الرسائل المرئية بين الطرف المرسل والمستقبل بهدف تحقيق شيء معين وإنجاز مهمة معينة، وتستغرق هذه العملية بضع ثوانٍ، ولا بد من الاتصال بالإنترنت لتتمكن من إرسال رسائل البريد الإلكتروني، أو فتح الرسائل المستلمة والرد عليها، مع العلم أن هناك العديد من الشركات العالمية المتخصصة في الاتصالات الإلكترونية عبر Gmail و Hotmail وكذلك Yahoo وغيرها.

طريقة البريد الإلكتروني

أولاً، من الضروري التمييز جيدًا بين أنواع رسائل البريد الإلكتروني. هناك رسائل بريد إلكتروني رسمية تسمى رسائل البريد الإلكتروني الرسمية، والتي يتم إرسالها بين الأشخاص الذين لديهم عمل أو دراسة أو علاقة أخرى، بحيث لا يكونون من أفراد العائلة والأصدقاء، وهذا النوع من الرسائل له طريقة خاصة في الترتيب والكتابة و اللغة المختارة. والمصطلحات المستخدمة، وهناك أيضًا رسائل البريد الإلكتروني غير الرسمية، والتي تسمى في اللغة الإنجليزية رسائل البريد الإلكتروني غير الرسمية، والتي لا تحتاج إلى نفس الضوابط التي تحتاجها رسائل البريد الإلكتروني الرسمية.

  • يجب الحرص على كتابة عنوان واضح ودقيق لمحتوى أو محتوى البريد الإلكتروني، حيث إنه يلفت انتباه القارئ أو صاحب البريد الإلكتروني من خلال فتح هذه الرسالة والانتباه لها، لجميع أنواع رسائل البريد الإلكتروني سواء رسمي أو غير رسمي.
  • في بداية النص يجب البدء في التحية، ويفضل ألا تكون مرتبطة بوقت إرسال البريد الإلكتروني، مثل صباح الخير أو مساء الخير، خاصة في حالات الرسائل الرسمية التي يجب ذكر اسم المستلم فيها، ثم يتم استخدام التحية في جميع الأوقات، ومن ثم يمكن كتابة العنوان. الموضوع في المنتصف، والوسيلة إليه مخاطبة مباشرة، وعند الانتهاء من ذكر كافة التفاصيل المراد ذكرها، يجب توضيح أن الرسالة انتهى بالكتابة باحترام أو بذكر كلمة “نهاية”.
  • يجب عليك تسجيل الدخول باسم الشخص أو الكيان المرسل، من خلال ذكر اسم الشخص أو اسم المؤسسة أو الكيان المرسل، إلى جانب رقم هاتفه.