وفي ختام محضر الاجتماع، يُسجل أنه يعتبر من أهم المهارات الأساسية التي تتطلبها الوظائف، ويمثلها مجموعة من الملاحظات التي يتم تسجيلها خلال الاجتماع، والتي من خلالها نوقشت الموضوعات الرئيسية، ويتم وضع الاقتراحات المناسبة والتصويت على أهمية هذا المقال يعرض من خلال سطوره التالية تعريف كامل لجميع المعلومات المتعلقة بمحضر الاجتماع، وأهم الأشياء والنصائح التي يجب معرفتها عند كتابة الدقائق سيتم الإشارة إليها بشكل صحيح.
محتويات
محضر الاجتماع
وهي عبارة عن ملاحظات تم تدوينها من المناقشات والقرارات المتخذة أثناء الاجتماعات، سواء في الأوساط الرسمية أو غير الرسمية، حيث يتم تدوين ملاحظات الاجتماع لتوفير سجل للمناقشة للرجوع إليها في المستقبل، وتحتوي محاضر الاجتماعات على عدد من العناصر المهمة التي يجب تسجيلها، الأهم هو تاريخ ووقت الاجتماع وأسماء الحاضرين والغائبين وقبول أو تعديل محضر الاجتماع السابق، بالإضافة إلى معرفة القرارات المتخذة في كل نقطة من ترتيب الاجتماع. مثل الأنشطة المنفذة أو المتفق عليها وغيرها.
في نهاية محضر الاجتماع، اكتب
تعد كتابة المحاضر من أهم المهارات التي يجب أن يمتلكها كل موظف، فهناك عدة جوانب مهمة يجب كتابتها في نهاية المحضر، والتي تشمل وقت الانتهاء، وتوقيع الحضور، وكذلك تحديد وقت الاجتماع المقبل، ومن خلال الموقع الرسمي نستنتج أن الإجابة الصحيحة على السؤال المطروح هي كالتالي
- حدد وقت الانتهاء.
- علامة المساعدة.
- حدد موعد الاجتماع القادم.
الخطوات المتبعة في كتابة التسجيل.
يعد تكوين سجل دقيق لما حدث أثناء المناقشة في الاجتماع من أهم الأمور التي يجب الاهتمام بها أثناء الاجتماعات التي تعقد في المؤسسات أو الشركات، ويستند هذا السجل إلى خمس مراحل رئيسية هي
- مرحلة التخطيط المسبق.
- مرحلة التسجيل.
- مرحلة كتابة التسجيل.
- مرحلة مشاركة محضر الاجتماع.
- احفظ السجل للرجوع إليه في المستقبل.
الجوانب التي يجب مراعاتها عند كتابة المحضر
هناك بعض الأشياء والنصائح المهمة التي يجب وضعها في الاعتبار عند كتابة محضر الاجتماع، وهي كالتالي
- اكتب عدد وأسماء الأعضاء الحاضرين.
- إبلاغ الأعضاء المتغيبين بالمناقشة والقرارات المتخذة.
- اكتب النقاط والنتائج والتوصيات الرئيسية للاجتماع.
- اجلس بالقرب من مدير الاجتماع لتسجيل القرارات.
- وضع اسم وتوقيع محرر محضر الاجتماع.
- اكتب محضر الاجتماع كاملاً بصيغة الماضي واحرص على التوقيع عليه إذا كان رسميًا.
- الحفاظ على سلامة المحاضر أو السجلات لغويًا وإملائيًا، وعدم الإفراط في الكتابة عن الآراء الشخصية.
هنا ينتهي المقال الذي يوجه التساؤل حول اختتام محضر الاجتماع، بعد تحديد محضر الاجتماع وأهم المعلومات عنه، وأهم القضايا والنصائح المفيدة للتعرف عليها.إلى محضر الاجتماع متى كتابة الدقائق.