محتويات
رسالة شكوى
يلجأ كثير من الناس إلى كتابة الخطاب وإرساله إلى الجهات المعنية في الشركة أو المؤسسة التي يعمل بها ؛ أن يعبر عن شيء يزعجه في وظيفته أو في ظروف العمل المحيطة به، بهدف التواصل مع المسؤولين وإيجاد حل جذري لهذه المشكلة، ولا داعي لأن تكون الشكوى شديدة اللهجة أو تهدف إلى التهديد والتهديد.، ولكن يجب أن تكون مكتوبة بطريقة تعكس توجيهات كاتبها وأخلاقياته المهنية العالية في العمل، حيث تمت صياغتها بأسلوب مهذب ولائق ومختصر، وعدم الإساءة أو الإهانة لأي طرف أو شخص تحت أي ظرف من الظروف ؛ ضمان فتح الباب لمناقشة بناءة وفعالة للبحث عن حل جذري للمشكلة التي أثيرت.
طرق وخطوات كتابة خطاب الشكوى
توجيه الخطاب للجهات المختصة
من الأفضل والأفضل توجيه الخطاب إلى الجهات المعنية للتأكد من وصوله إلى هذه الجهات في أسرع وقت ممكن، وإبلاغها به بهدف حل المشكلة التي أثيرت في الخطاب. تم كتابة الرسالة.
ابدأ بشرح الشكوى وسببها
من خلال عرض السبب الرئيسي للشكوى بإيجاز في السطر الأول من الخطاب، ثم بعد ذلك مع شرح مفصل لسبب الشكوى مع ذكر بعض الحقائق التي تدعم سبب الشكوى.
قدم الحل الذي تهدف إلى الحصول عليه
بعد تقديم سبب الشكوى، يتم تقديم بعض الاقتراحات الأولية لحل المشكلة المطروحة. والأفضل استخدام صيغة التمني والابتعاد عن صيغة الأمر والنهي. ويفضل استخدام أسلوب النقد البناء في اقتراح الحلول لتلافي إغضاب المسؤولين والجهات المعنية، ويفضل الامتناع عن التهديد باللجوء إلى ال القانونية.
توثيق الشكوى بمستندات وأدلة رسمية
وذلك بإضافة أي مستند أو دليل يدعم سبب الشكوى إلى الخطاب لدعم الشكوى، مع توضيح في الخطاب أن الشكوى مرفقة بمستندات رسمية للتأكد من علم المسؤولين بها، و من الأفضل والأفضل إرسال نسخ من المستندات والاحتفاظ بالأصل كمرجع عند الحاجة.
حدد فترة محددة لحل المشكلة
من المهم تحديد فترة زمنية محددة يتم خلالها دراسة الشكوى وحل المشكلة المطروحة، وذلك لضمان أخذ الشكوى في الاعتبار وبدء إجراءات حلها على الفور، مع مراعاة أن الفترة المحددة واقعية وكافية لاتخاذ الإجراءات اللازمة خلالها.
قدم الشكر في نهاية الرسالة
إن الحفاظ على درجة كافية من الاحترام يعطي الرسالة أولوية لمناقشتها وحلها من قبل الجهات المعنية، وذلك بإنهائها بالكلمات بأقصى درجات الاحترام والتقدير.