محتويات
خطاب رسمي
يحتاج كل شخص في حياته إلى كتابة خطاب رسمي، إلى جهة معينة ترغب في إيصال رسالة محددة إلى هذا الكيان، سواء كان هذا الكيان مكان عمل أو مدرسة أو بنكًا أو جهة رسمية أخرى. هذه الرسائل لها أغراض عديدة في كتابتها، مثل تقديم طلب وظيفة أو تقديم شكوى. محددة أو قضايا مهمة أخرى.
تنبع أهمية وفائدة طريقة كتابة هذه الرسالة من كونها تعكس شخصية وأسلوب مقدمها، ولكي يكون لها أثر ونتائج مع الجهة المعنية، يجب كتابة هذه الرسالة ضمن أسس وقواعد سليمة. وخالية من أي أخطاء إملائية أو نحوية أو تكوين جمل وأسلوب.
طرق وخطوات كتابة خطاب رسمي
ولكي يكون الشخص قادرًا على تلبية المواصفات الكاملة والمعايير الصحيحة، يجب أن يتخذ عدة طرق وخطوات، وهي كالتالي
- في البداية يجب تحديد الجهة التي يتم إرسال الخطاب إليها، لأن الخطابات الرسمية من عدة أنواع. بعضها رسائل يتم إرسالها بين الجهات الرسمية نفسها، وهناك خطابات رسمية يوجهها فرد إلى جهة رسمية.
- على الرغم من تعدد أنواع الكتابة التي تستند إليها كتابة الخطابات الرسمية، إلا أنها تعتمد على نفس الأسلوب والترتيب الذي يجب اتباعه عند كتابة أي نوع من أنواعه، ويجب أن يكون هذا الخطاب مكتوبًا على ورق أبيض. على الورق، من الأفضل والأفضل كتابة الحرف على برنامج الماكرو و Soft Word، لأنه من خلال هذا البرنامج يمكن للشخص التحكم في نوع الخط وحجم وشكل الرسالة بطريقة صحيحة، ولكن في في حالة الشخص الذي يكتب الرسالة يدويًا، يجب عليه استخدام القلم الأزرق الجاف لاحظ الكتابة في منتصف الصفحة.
- تبدأ التحية والتحية بكتابة عبارة (السلام عليكم ورحمة الله وبركاته وبعدها)، ثم نكتب اسم المسؤول والعنوان الموجه إليه الخطاب، في السطر التالي يندرج تحت التحية والتحية، ثم يكتب الخطاب الرسمي.
- التاريخ مكتوب على الجانب الأيسر في الجزء السفلي من صفحة الخطابات الرسمية.
- عند كتابة الرسالة يجب على الكاتب أن يراعي الدقة والوضوح في وصف الموضوع، وأن يكون الشرح قصيرًا ومفيدًا وواضحًا وصريحًا، ويتجنب الإطالة والتكرار في الحديث، لأن هذا الأسلوب يؤدي إلى ملل المتلقي. الحزب، ويفضل الكتابة في 16 والنوع arial، ويمكن للكاتب أن يستخدم الخطاب طريقة قسمة النقاط المهمة في الخطاب، ليسهل على القارئ الوصول إلى النقاط المهمة في الموضوع.
- عند الانتهاء من كتابة الرسالة، يجب على الشخص كتابة عبارة تشير إلى التحية وعبارة “شكرًا جزيلاً” في أسفل يمين الصفحة، والتوقيعات والأختام، إن وجدت، المتعلقة بالمرسل، لإعطاء الرسالة طابعها الرسمي.