محتويات
التقرير
يُعرف باللغة الإنجليزية بمصطلح (تقرير)، وهو نص مكتوب يحتوي على معلومات مفصلة حول موضوع ما، ويُعرف أيضًا باسم ملخص لموقف أو حدث اجتماعي أو سياسي أو اقتصادي أو أي حدث آخر. من تعاريفها الإدارية مجموعة من المعلومات التي يقدمها الموظف إلى رئيس الدائرة أو المدير المسؤول عنها بهدف المساعدة في تنفيذ عمل معين أو وظيفة معينة داخل المنشأة. لذلك، يعد التقرير من أهم الوسائل التي توفر العديد من البيانات المفيدة ضمن نطاق عمل معين.
عناصر كتابة التقرير
تتكون كتابة التقرير من مجموعة من العناصر التالية
- مقدمة التقرير وهو أول عنصر في التقرير وأول فقرة يبدأ الكاتب في كتابتها. يحتوي على مجموعة من المعلومات التمهيدية حول التقرير، والتي تشير إلى الفكرة الرئيسية التي تستند إليها الكتابة.
- محتويات التقرير هي كافة التفاصيل التي يريد كاتب التقرير الإشارة إليها في نص التقرير، وهذه المحتويات من العناصر التي تشرح فكرة التقرير بشكل أوضح.
- ملخص التقرير هو جميع النتائج أو النقاط الرئيسية التي تم التوصل إليها بعد إعداد التقرير وكتابته، ويساعد في تحديد أهم المعلومات المتعلقة بالتقرير.
- يعتبر اسم كاتب التقرير من العناصر المهمة التي تشير إلى شخصية الشخص الذي عمل على إعداد التقرير، سواء كان شخصًا واحدًا أو مجموعة من الأشخاص.
الإبلاغ عن أهداف الكتابة
الكتابة بالشكل الصحيح تساهم في تحقيق العديد من الأهداف وهي
- توفير مجموعة من المعلومات والبيانات الهامة عن شيء ما.
- التأثير والنتائج في الآخرين، من خلال تزويدهم بتفاصيل معينة تساهم في مساعدتهم على اتخاذ القرار، أو توجيه تنفيذ إجراء ما.
- ادرس شيئًا جديدًا غير معروف مسبقًا.
- تلخيص مجموعة النتائج التي تم الحصول عليها.
أهمية وفائدة التقرير
كتابة التقارير لها أهمية كبيرة وتستفيد منها في كافة المجالات المهنية والوظيفية في معظم قطاعات العمل. تتلخص هذه الأهمية والفائدة بناءً على النقاط التالية
- تقديم المساعدة للإدارة أثناء العمل على وضع الخطط أو دراسات الجدوى لمشاريع محددة.
- توثيق أحداث معينة وخاصة في التقارير الإخبارية.
- مصدر للمعلومات يمكن الرجوع إليه عند الحاجة.
أنواع التقارير
تنقسم التقارير إلى عدد من الأنواع، بما في ذلك
- التقارير حسب الموضوع وهي
- التقارير الإخبارية هي معنية بنقل أخبار معينة حول موضوع ما، ويتم صياغتها بناءً على أسلوب كتابة الأخبار.
- التقارير المالية وتحتوي على ملخص لمركز مالي معين في الشركة أو المؤسسة.
- التقارير الإحصائية وتشمل مجموعة من الأرقام التي توفر الكثير من المعلومات حول شيء معين، على سبيل المثال تقارير التعداد.
- التقارير حسب درجة الشكليات وهي
- التقارير الرسمية هي تلك المتعلقة بالأعمال والمهام الإدارية، ومن المهم أن تكون مصاغة بشكل صحيح ودقيق، ومتوافقة مع القواعد الرسمية.
- التقارير غير الرسمية هي تلك المتعلقة بالمهام والأنشطة العامة، وفيها مجموعة من المعلومات البسيطة التي يمكن صياغتها بناءً على قواعد الكتابة العادية.