نموذج استدعاء الموظف المهمل، أو خطاب الاستدعاء، أو كما يُعرف أيضًا باسم خطاب التوبيخ، هو نموذج مكتوب من قبل المدير المسؤول لتنبيه الموظف إلى مشكلة ارتكبها الموظف، وتعتبر واحدة من أهمها خطوات احترافية لحل المشكلة ورفع أداء الموظف، ولكنها قد تكون إشارة إلى أن تحذيرًا صريحًا يسبق اتخاذ تدابير أكثر فعالية إذا لم يتم العثور على حل. في هذه المقالة، راجع أهمية رسائل الانتباه أو خطاب التوبيخ، و أهم القوالب الجاهزة التي تساعد المديرين على القيام بذلك.
محتويات
خطاب إشعار للموظف
خطاب الانتباه أو خطاب التوبيخ هو شكل رسمي من أشكال الاتصال بين الإدارة والموظفين في مكان العمل، حيث يقوم مدير الموقع بتسليم الرسالة إلى الموظف عندما يظهر سلوكيات أو إجراءات غير مرغوب فيها في العمل مثل العمل المفقود.جداول العمل أو توضيح ضعف في الأداء بدون سلوك مبرر أو غير مقبول، ويخضع هذا الخطاب لمبادئ تحدد كيفية كتابته بشكل رسمي، ولهذا السبب فإن النماذج المعدة متاحة لأصحاب العمل للاحتفاظ بها.
الغرض من الخطاب لجذب انتباه الموظف.
تستخدم الشركات وأرباب العمل والمديرون رسائل التنبيه كأدوات تأديبية أو احترازية لموظفيهم، ويمكن أن يكون الانتباه تحذيرًا أوليًا لوقف السلوك غير المرغوب فيه، لذلك عادة ما يكون الخطوة الأولى من مجموعة من الخطوات التي يرتبط توقفها بوقف النشاط من قبل الموظف. السلوك غير المرغوب فيه، ولكنه مقصود أيضًا، إنه إجراء شكلي مرتبط به بدلاً من الاتصال المباشر الذي قد يعتبره الموظف مجرد اتصال لفظي مع مديره.
نموذج استدعاء الموظف المهمل
من المهم أن يكون خطاب التنبيه المقدم من الشركة رسميًا ومكتوبًا بلغة متحفظة وأسلوب رسمي، مع احتفاظ الإدارة بنسخة منه مع النسخة الممنوحة للموظف، والسبب هو أن هذه الرسالة هي خطوة ضمن مجموعة من الخطوات التدريجية التي اتخذتها الشركة حفاظاً على حقوقها وحقوق الموظف الذي سبق أن حذر من إهماله قبل اتخاذ الإجراء اللازم، ويمكن كتابة تحذير بإصدار إنذار من النموذج التالي
عمل………
خطاب رعاية
السيد ……………… موظف القسم ……………… رقم الوظيفة ……………… .. ..
بتاريخ… ../ …… / ……… ..
نحن، الإدارة المسؤولة ممثلة برئيس مجلس الإدارة أ / ……………… لفتنا انتباه الموظف المذكور بسبب ……………… وكان ذلك بسبب ما قام به في التاريخ. من ……………………………………………………………………………………………………………………… .. اعتذار واضح أو تبرير الأعمال المطلوبة وعدم تسليمها وتها لمدة ……….
نأمل في حال استمرار هذا الإهمال دون توضيح ما حدث من قبل، وتأكيد حل المشكلة، للأسف فإن الشركة ستضطر إلى الاستفادة من حقها في إنهاء خدمات الموظف المذكور لاستمرار الإهمال، مع أخذ الإجراءات القانونية اللازمة وحل المشكلات المعلقة للحفاظ على سير العمل.
يمكنك أيضًا الحصول على هذا النموذج في نموذج جاهز للاستخدام في “Word” لتعديله بالبيانات الموجودة، أو طباعته واستخدامه بتنسيق “” أو بتنسيق “pdf”.
اسباب اصدار استمارة رعاية العاملين
هناك العديد من الأسباب الشائعة لإصدار المدير المسؤول نموذجًا للفت انتباه الموظف من أجل تنبيهه إلى سلوك معين، ومحاولة حل مشكلته بسرعة حتى لا يتخذ الإجراءات المستمدة منه والتي يكون لها تأثير أكبر. . قد تؤثر على المسمى الوظيفي أو الدخل أو المنصب في العمل، وإليك أبرز تلك الأسباب التي تدفع الإدارة لإصدار خطاب انتباه
- تأخير مستمر.
- التغيب عن العمل دون سابق إنذار.
- السلوك غير اللائق في العمل.
- سوء استخدام المعدات.
- تفوت الاجتماعات الهامة.
- ضعف الأداء على المدى الطويل.
خطوات لكتابة نموذج خدمة الموظف
أصبحت رسائل التنبيه مهمة للشركات من حيث الاهتمام بإنتاجية العمل بشكل صحيح وحل المشكلات العاجلة فور تصعيدها، ولا تعتبر بالضرورة رسائل تحذيرية، بل يمكن أن تكون مشجعة للموظف. خطوات كتابة نموذج خدمة الموظف
- البيانات الرئيسية مثل كتابة اسم الشركة والاسم الكامل للموظف والمسمى الوظيفي المحدد وتاريخ إصدار خطاب التنبيه.
- اكتب اسم صانع القرار أي مؤشر على أنه المدير المسؤول أو مجلس الإدارة.
- كتابة سبب الخطاب من خلال البيان التفصيلي لجميع الأسباب التي دفعت الإدارة إلى إرسال خطاب التحذير، وكذلك أشكال عدم الامتثال والمخالفات التي يرتكبها الموظف.
- إيضاح المطلوب هنا تكتب ما تطلبه الشركة من الموظف المذكور، مثل إيضاح الأسباب ثم اتخاذ الإجراءات الجادة لتصحيح الموقف.
- تحذير هذا حقل يستخدمه المدير المسؤول بأحرف شديدة اللهجة، ويحذر من أنه سيتم اتخاذ إجراء تأديبي إذا لم يتم تصحيح الموقف.
- توقيع المسؤولين في نهاية الخطاب موقع من قبل المدير المسؤول أو المدير المباشر.
اعتراض للفت الانتباه
في بعض الحالات، قد يكون خطاب لفت الانتباه إلى الموظف نتيجة لسوء تفاهم بين الشركة والموظف المعني، أو صدر بشرح طريقة غير مفهومة، وهذا هو السبب في أن معظم الشركات تضمن لموظفيها الحق في تقديم اعتراض رسمي . إلى الاهتمام الذي يتم تقديمه لهم، إذا وجدوا أنه غير منطقي، وهم إما كتابيًا يرسل فيه العامل خطابًا يعبّر فيه عن مبرراته وأسبابه إلى الإدارة المسؤولة، أو عن طريق الاتصال الشفوي المباشر في اجتماع يشرح الأسباب المذكورة، ثم تتخذ الإدارة قرارًا جديدًا بشأنها.
نصائح لكتابة قالب فعال يلفت الانتباه
الغرض الأساسي من خطاب التحذير هو كشف المشكلة ومحاولة الوصول إلى حل فوري، وليس تهديد الموظف بإجراء تأديبي في المقام الأول، لذلك من المهم أن يكون الخطاب مشجعًا وليس تهديدًا، خاصة إذا كان يتمتع الموظف بمهنة إيجابية في العمل قبل حدوث المشكلة، لذا يمكن أن تساعد هذه النصائح المهمة
- قم بتضمين جدول زمني مناسب لحل المشكلة، مثل تحسين أداء الموظف.
- اشرح كيف تؤثر المشكلة على زملاء العمل ونجاح المنظمة.
- وضح عواقب هذه المشكلة ولماذا اضطرت الشركة لإرسال الخطاب.
- إعطاء الموظف فرصة الرد على ما صدر، وإمكانية تقديم اعتراض كتابي.
بهذا يمكننا أن نختتم مقالتنا، وهي نموذج للفت الانتباه إلى موظف مهمل، حيث نقدم نموذجًا مُجهزًا لخطاب تحذير في أكثر من تنسيق متاح.