كيف تكتب خطاب الإدارة بنجاح حيث تتواصل الإدارات مع بعضها البعض بشكل رسمي من خلال الرسائل التي يتم إرسالها من جهة إلى أخرى، حسب الهدف المنشود من الرسالة الإدارية التي يتم إرسالها، ويجب على كاتب الرسالة إتقان أسلوب الكتابة ؛ لذا، تعتمد الكتابة على الأساسيات والمهارات الخاصة، ولهذا سنخصص لك هذه المقالة من خلال تعلم كيفية كتابة خطاب عمل خارج الصندوق.
محتويات
رسائل إدارية
تعرف الخطابات الإدارية بأنها أحد أنواع الرسائل الوظيفية الرسمية، ويرتبط أحد أجزاء الاتصال الكتابي بوظيفة إدارية واحدة على الأقل، تهدف إلى تضييق وتعزيز العلاقات بين الإدارات المختلفة في مؤسسات العمل، وهذه الرسالة تتكون عادة من مجموعة من القرارات والمعلومات الموكلة إلى الأشخاص الذين يعملون في المؤسسة في مختلف الإدارات، يختلف محتوى الرسالة الإدارية حسب الجهة التي يتم إرسال هذه الرسالة إليها، تختلف الرسالة الإدارية المرسلة إلى الموظف عن الرسالة المرسلة إلى للمدير العام أو لرئيس القسم، إلخ. وتجدر الإشارة هنا إلى أن الرسائل الإدارية لها مزايا عديدة، وهي كالتالي
- تتميز الرسائل الرسمية باختصار كبير للوقت والجهد والمسافة بين مواقع المراسلة المختلفة.
- الرسائل الإدارية كاملة.
- تتميز الرسائل الإدارية بطبيعتها القانونية، ويمكن للمستفيد الرجوع إليها عند الحاجة.
- تتميز الرسائل الإدارية بمحررها المسؤول عن إرسالها وكتابتها.
- تتميز الرسائل الإدارية بقدرتها على تعزيز العلاقات الطيبة بين الأطراف المشاركة فيها.
أنواع المراسلات الإدارية
هناك أنواع عديدة من المراسلات الإدارية، وهي كالتالي
- خطاب إداري تنازلي هو كتاب رسمي صادر من رئيس أعلى مستوى إداري.
- رسالة إدارية صاعدة هي رسالة إدارية رسمية يوجهها رئيس مستوى إداري بمستوى إداري أدنى.
- خطاب إداري موازي هو خطاب رسمي موجه من رئيس إداري بمستوى إلى رئيس إداري مماثل لنفس المنصب.
كيفية كتابة خطاب الإدارة
لمعرفة كيفية كتابة خطاب عمل، يجب عليك اتباع كل من الخطوات التالية لكتابة نص أي خطاب عمل بنجاح واعتماده
- اكتب أجزاء الرسالة الإدارية التي يمثلها اسم وعنوان المرسل، ورقم تاريخ الرسالة، وموضوع الرسالة، واسم وعنوان المستلم، والتحية الافتتاحية، ونص الرسالة، و المرفقات.
- ابدأ بكتابة رأس الرسالة الإدارية وهي بداية الرسالة المكتوبة في أعلى الخطاب وتتضمن عنوان المؤسسة بالتفصيل.
- اكتب رقم الحرف، المعروف باسم المرجع، والذي يشير إلى المسألة التي كُتبت الرسالة من أجلها، وكذلك ترتيبها في كتب المؤسسة.
- اكتب تاريخ الرسالة على الجانب الأيمن من الرسالة، متبوعًا باسم مكان المرسل، حيث تكون ضرورية لكتابة اليوم والشهر والسنة.
- اكتب اسم وعنوان المستلم باللغة العربية على الجانب الأيمن من الرسالة، واكتبه أيضًا على الجانب المقابل باللغة الإنجليزية.
- اكتب التحية الافتتاحية للرسالة الإدارية بجملة ترحيب أشهرها السلام عليكم ورحمة الله وبركاته.
- اكتب موضوع الرسالة ممثلة ببعض الكلمات التوضيحية للموضوع الذي يتم توجيه الرسالة إليه.
- كتابة نص الرسالة الإدارية، وتمثل موضوع الموضوع الذي أرسلت الرسالة من أجله، مع مراعاة الوضوح والإيجاز واستخدام كلمات وعبارات واضحة وبسيطة.
- اكتب التحية الختامية في جمل مخصصة لنهاية الخطاب الإداري.
- اكتب توقيع مرسل الرسالة والمسمى الوظيفي الخاص به.
- أرفق أي مرفقات بالرسالة، مثل المستندات والمرفقات المخصصة لموضوع الرسالة.
- أخيرًا، اكتب اسم مرسل الرسالة الإدارية وتوقيعك.
نموذج خطاب إداري جاهز
نزودك بخطاب دعائي مُعد بموضوع طلب الوظيفة على النحو التالي
بسم الله الرحمن الرحيم
التاريخ 03/26/2022
الأستاذ المحترم .. .. أطيب التحيات وبعد ذلك ..
يسعدني أن أتقدم إليكم لأنني أرغب في الحصول على وظيفة شاغرة مناسبة لي في شركتكم الموقرة لأنني خريج كلية… تخصص… من الكلية… .. ولدي خبرة في …………. لقد أكملت العديد من الدورات التدريبية في كل من ………… ..، وأرفق جميع المستندات التي تدعم رسالتي حتى أحصل على وظيفة مناسبة لتجربتي.
أرجو من الله أن ينال طلبي موافقتكم، وأطيب تمنياتي لكم.
اسم المرسل /…. التوقيع………………
نموذج رسالة إدارية لمدير المدرسة
فيما يلي نموذج لرسالة إدارية لمدير المدرسة بالصيغة المعتمدة على النحو التالي
رسالة طلب ملف إداري
أسم الشركة…
تاريخ …..
إلى المدير العام ……………… ..
بعد التحية
سمة……………………..
أرجو مساعدتي في توفير الملف الإداري المطلوب في موضوع الرسالة والذي له رقم مرجعي … لأنه يساعد في تنفيذ المهام المتعلقة بعملي، وسيعاد الملف إليكم مرة أخرى في وقت لاحق من نهاية استخدامه.
لك فائق الاحترام والتقدير.
اسم الموظف ….
التوقيع…
نموذج رسالة شكوى إدارية
تعتبر الكتابات الإدارية المخصصة لموضوع الشكاوي حرفة يلجأ إليها كثير من الأشخاص والموظفين إذا تعرضوا لأي ضرر أو عقبة داخل بيئة العمل بالمؤسسة، وفي هذه الحالة يتم تقديم كتابة إدارية بموضوع الشكوى على أنها يتبع
خطاب إداري لتقديم شكوى
إلى السيد المدير
بعيد عن التحية
موضوع الشكوى الإدارية …………………….
أقدم هذه الشكوى عن الأضرار والتجاوزات، من خلال (اسم الشخص المُدان) أثناء العمل، ضمن ساعات العمل الرسمية لمؤسستك.
نص الشكوى الإدارية طلبت مني إرسال هذا الخطاب للأسباب التالية أولاً ………………
ثانيا……………
ثالث………….
نهاية نص الشكوى الإدارية أقدم هذه الملاحظات …………………… .. والتي تؤكد حقي في تقديم شكوى.
لكم خالص تقديري واحترامي. اسم المرسل. التوقيع.
طلب صيانة نموذج كتاب إداري
في بعض الحالات قد يكون من الضروري كتابة خطاب إداري إلى أحد أقسام المؤسسة لطلب صيانة الخدمات المتاحة من خلاله، مثال على هذا النوع من الخطابات موضح أدناه
إلى رئيس القسم ………….
بعد التحية
تاريخ ….
الموضوع نطلب منك الاحتفاظ بـ …………… .. في القسم ……………
دفعتني مواجهة كل من الأسباب التالية إلى طلب الصيانة ………………
بيانات الجهاز للصيانة … نطلب منك اتخاذ الإجراءات اللازمة للحفاظ على استمرارية العمل داخل هذا القسم.
الرجاء قبول أعلى درجات الاحترام والتقدير.
اسم الموظف …
التوقيع….
عينة من الخطاب الإداري الرسمي باللغة الإنجليزية
وتجدر الإشارة هنا إلى أن هناك بعض المؤسسات التي تطلب إرفاق خطاب إداري باللغة الإنجليزية، ومن ثم يمكنك اعتماد هذا النموذج
سيدي العزيز، أكتب لك هذه الرسالة لتقديم شكوى بشأن موظف خدمة العملاء بشركتك … فهو لا يجيد التعامل مع العملاء، وهو دائمًا مشغول على هاتفه طوال الوقت دون تقديم الخدمات للعملاء، لذلك أطلب منك الانتباه إلى رسالتي، وأطلب منك ة موظفك واتخاذ الإجراء المناسب.
، مع أطيب التحيات. الاسم
نصائح لكتابة الخطابات الإدارية
لكتابة رسائل إدارية، يوصى بمراعاة كل من الضوابط والنصائح التالية
- استخدم كلمات وعبارات واضحة لتسهيل فهم الرسالة.
- يجب أن تكون دقيقًا جدًا عند الكتابة.
- يجب توخي الحذر لتوثيق المعلومات الموثوقة في الرسالة.
- يجب تجنب استخدام الكلمات الصعبة التي يصعب فهمها.
- احرص على أن تكون مختصراً وأن تصل مباشرة إلى موضوع الرسالة دون إطالة ذلك.
- يجب الحرص على استخدام نوع وحجم معين من الورق تكتب عليه الرسائل الإدارية.
- يجب كتابة الخطابات الإدارية بالحجم المتوسط وبعيداً عن الأشكال والرسوم البيانية قدر الإمكان.
- ضع في اعتبارك ترك مسافات بين فقرات الرسالة لتسهيل عرض فكرة الرسالة.
- يجب تنسيق هوامش الرسائل بشكل صحيح.
- يجب استخدام المظاريف الرسمية مع هذا النوع من الرسائل.
- يجب الحرص على كتابة العناوين الصحيحة داخل الرسالة.
- يجب أن يشير مرسل الرسالة الإدارية إلى وجود نسخ أخرى من الرسالة إذا تم إرسالها إلى أكثر من جهة أو شخص واحد.
نماذج المراسلات الادارية pdf
بالنسبة للمراسلات الإدارية، هناك العديد من الأشكال المتاحة وفقًا لموضوعها وموضوعها، وفي كل الأحوال فهي متوافقة مع بعضها البعض في الهيكل الموحد لكل منها، وذلك بهدف تعزيز قدرة الاتصال للشركات والمؤسسات التي تعمل على حد سواء. في المجال العام وكذلك في المجال الخاص. القطاعات الخاصة ويمكن الاطلاع على استمارة المراسلات الادارية كما تظهر بالصورة المرفقة ادناه
هنا نأتي بك إلى نهاية هذا المقال ؛ نقدم لكم من خلالها كيفية كتابة خطاب إداري بنجاح، حيث تتم الكتابة بخطوات عملية وبسيطة وفق ما أوضحناه في سطور مقالنا السابق، كما نقدم لكم أمثلة على مجموعة متنوعة من الرسائل الإدارية.