ما هي خطة استمرارية العمل عندما تتعرض شركة أو مؤسسة لانقطاع الأعمال دون خطة مسبقة، فإن هذا سيؤدي بلا شك إلى عدم تحقيق أي إيرادات وبالتالي المصاريف الإضافية التي تقلل الأرباح وتكلف المال في وقت لا يمكن أن يغطي فيه التأمين كل شيء. التكاليف، ولا يمكن تعويضها بسهولة العملاء الذين ستخسرهم الشركة، وهنا تكمن أهمية خطة استمرارية الأعمال الضرورية للتطوير المستمر، وتستعرض هذه المقالة أهم الأشياء التي يجب معرفتها عن تلك الخطة وخطواتها تنفيذه.
محتويات
ما هي خطة استمرارية العمل
خطة استمرارية الأعمال هي وثيقة أو وثيقة تحدد كيفية سير الشركة في حالة الطوارئ غير المخطط لها، مثل الانخفاض المفاجئ في الإيرادات أو أي مخاطر تواجهها، ويشار إلى هذه الخطة من قبل الشركات الكبرى بكلمة ( BCP). ، وهي اختصار للجملة الإنجليزية “الأعمال”. التخطيط المستمر “فيما يتعلق بالخطة، يوضح درجة استعداد المنظمة لمواجهة هذه الطوارئ، وهو أكثر اكتمالاً من خطط التعافي من الكوارث لأنه يضمن الإدارة الأولية لحالات الطوارئ والمخاطر لتقليل الخسائر المحتملة ثم تنفيذ خطة التعافي التي يشمل جميع جوانب العمل التي قد تتأثر.
عناصر خطة استمرارية الأعمال
قبل الخوض في تفاصيل تطوير خطة استمرارية الأعمال، تجدر الإشارة إلى أنها تحتوي على عناصر أساسية من المهم التواجد فيها، وربما تكون أهم هذه العناصر هي خطة التعافي من الكوارث، والتي تشير إلى الاستراتيجية إلى يتم أخذها بمجرد حدوث انقطاعات معينة، مثل فقدان الشبكات والخوادم أو تعطلها. يتم إيقاف أجهزة وبيانات المؤسسة مؤقتًا، وهناك أساسيات أخرى مثل وجود أدوات النسخ الاحتياطي للبيانات ذات الأولوية والتوافر العالي للوصول إلى التفاصيل المهمة حتى في حالة وجود حالات فشل طارئة.
تطوير خطة استمرارية الأعمال في الشركات.
في أوائل السبعينيات. بدأت المؤسسات المالية، وخاصة البنوك وشركات التأمين، في وضع خطط استمرارية الأعمال، والتي كانت تقتصر في ذلك الوقت على التعافي فقط من الكوارث المحتملة، خاصة وأن مجال إدارة الأموال معرض دائمًا لذلك، ولجأت هذه المؤسسات إلى الاستثمار في البدائل . مواقع ثم قم بتخزين البيانات الخاصة بك في مواقع النسخ الاحتياطي عن بعد. إنها محمية، وبمرور الوقت، أصبحت خطة استمرارية الأعمال أكثر اكتمالاً لأنه بدونها ستفقد الشركات عملائها ومزاياها التنافسية.
تأثير البيانات على خطة استمرارية العمل
مع ظهور عصر الإنترنت وحدوث ثورة تكنولوجية كبيرة أدت إلى زيادة هائلة في حجم البيانات ؛ أصبح الاستخدام الرئيسي لخطة استمرارية الأعمال هو الدفاع عن بيانات الشركة بأعلى حماية ممكنة ضد الكوارث المحتملة مثل فقدان البيانات أو الهجمات الإلكترونية، ولهذا السبب تدرك المؤسسات تمامًا أن تطوير خطة استمرارية الأعمال الصلبة يمثل أولوية قصوى. .
خطوات إنشاء خطة استمرارية الأعمال
تتطلب خطة استمرارية الأعمال الكثير من الجهد والوقت، وهذا أمر ضروري يعادل أهمية دراسة المشروع نفسه حتى لا تعرض منظمة الأعمال نفسها لمخاطر تهدد وجودها أو تزيد من خسائرها. فيما يلي خطوات واضحة لمساعدتك على تنفيذها في مؤسستك
إنشاء فريق مخصص لإدارة استمرارية الأعمال
الشركات التي تعرف المعنى الحقيقي للجودة إلى حد تكريس قسم خاص وفريق خاص لها هي نفس الشركات التي تدرك أهمية توفير ميزانية مخصصة لفريق مهمته متابعة خطة استمرارية الأعمال والاستعداد لأي منها حالات الطوارئ أو الكوارث المحتملة، والخطوات التالية، وتوقيت جهات الاتصال، والبيانات، إلخ. تكمن قوة المنظمة في احتوائها على بيانات موظفيها مثل جهات الاتصال والأسماء والعناوين وأرقام الهواتف، بحيث إذا لم تستطع الشركة تحمل تكلفة تكوين الفريق، فيمكنها توجيه موظفيها باستمرار لمعرفة أدوارهم. والمسؤوليات وما هو متوقع منهم في المواقف الخطرة.
تحديد أهداف وغايات الخطة.
في حين أن الهدف الرئيسي لخطة استمرارية الأعمال هو دائمًا حماية البيانات المتعلقة بتكنولوجيا المعلومات والتعامل مع الكوارث المحتملة في هذا المجال على وجه التحديد، يجب أن تكون أكثر شمولاً وتشمل جميع الوظائف المهمة مثل الموارد البشرية والعلاقات. والسبب في ذلك هو أن يمكن أن تأتي الكوارث من مصادر خارجية، مثل حدوث خطأ غير متوقع أو تذبذب العلاقات مع العملاء المميزين، والاستعداد لكل هذه الأمور يضمن الحفاظ على العمليات التجارية.
إجراء تقييم مخاطر الهيئة وتحليل تأثير الأعمال BIA
يرتبط هذا الجزء المهم من الخطة بدراسة المخاطر المحتملة لكل مشروع تبدأ الشركة في تنفيذه أو تطويره، أو حتى المهام والأعمال القائمة، وخاصة الأنشطة التجارية. من حدوثه.
إدارة المخزون واستمرارية التوريد
لا يمكن للشركة أن تنتظر اللحظة التي تتفاجأ فيها بنقص منتج معين أو نقص في مخزونها. بدلاً من ذلك، يجب أن تكون مستعدًا لمثل هذه المشكلات من خلال التفكير فيما يجب تنفيذه في مواجهة نقص المخزون، وليس فقط لضعف الإنتاج، ولكن قد تكون الأسباب خارجية، مثل تلف المنتج أو ظهور الأوبئة، سؤال يجب الإجابة عليه إذا كانت لديك خطة للتعامل مع المخزون المنخفض ولديك مخزون كافٍ قدر الإمكان.
إدارة مهام التجارة الإلكترونية
اليوم، لا غنى عن فوائد التجارة الإلكترونية، وهذا هو السبب في أنه من المهم لخطة استمرارية عملك أن تنظر في كيفية التعامل مع تدفق العملاء خاصة في حالة زيادة العرض والطلب، فضلاً عن الأمن السيبراني القوي. ضد أي انتهاك ونسخ احتياطي لحماية البيانات.
الحفاظ على خدمة العملاء
من الضروري أن تتضمن خطة استمرارية أعمال الشركة كيفية تعاملها مع عملائها بشفافية وتعاطف مع الدعاية القوية عند حدوث أزمة أو مشكلة داخلية بشرح طريقة ما، حيث سيلعب الاحتفاظ بالعملاء دورًا مهمًا في التعافي السريع.
تطبيق استراتيجيات الطوارئ
عندما تتعرض شركة أو منظمة لكارثة وتتفاقم الخسائر الاقتصادية، ستكون خطة استمرارية الأعمال هي الشرح طريقة الرئيسية التي تحاول الشركة من خلالها تعديل الوضع، ويتم وضع احترافية الإدارة على المحك.الظروف لأن معظم الشركات التي لا تنفذ استراتيجية جيدة ستلجأ إلى أبسط حل لها وهو فصل عدد من الموظفين، وهذا الحل – الذي يحدث غالبًا – يمكن أن يأتي بنتائج سلبية تفقد فيها الشركة تعاطف عملائك وثقتهم. . من موظفيك، الذين سيتعرضون لضغوط مضاعفة.
ة الخطة وتدريب الموظفين
بدأت خطة العمل في استمرارية العمل لة مستمرة كل فترة زمنية جيدة تحسينات، فأغلب الشركات منها بينها خططهم في تخطيط الثرات، كما أن تدريب الموظفين الهدف منه هو رفع أسعار العمل على الأزمات التي قد تكون مرتبطة بها الشركة في أي وقت.
أهمية خطة استمرارية الأعمال
مع كل الفوائد التي تجلبها هذه التقنية الهائلة مع تطبيقاتها، هناك جانب سلبي يجب أخذه في الاعتبار، وهو الاحتمال الأكبر للمخاطر، وأبرزها التعرض لخرق إلكتروني يجعل الشركة تفقد بياناتها وتضعها في أزمة حرجة أمام عملائها، ويظهر العصر الحالي مدى خطورة الأمر عندما اضطرت الشركات الكبرى للإغلاق أو التراجع عند حدوث هذه الأزمات أو الأزمات المالية. يعتبر فقدان الدخل وزيادة التكاليف ونقص الربح من الأمور التي يجب مراعاتها لأن التأمين وحده لن يغطي كل هذه الخسائر.
بهذا نصل إلى خاتمة مقالتنا ما هي خطة استمرارية الأعمال، والتي نراجع فيها بالتفصيل تعريف خطة استمرارية الأعمال وعناصرها والخطوات الأساسية لتنفيذها، وتلك الجوانب التي يجب أخذها في الاعتبار. النظر للشركات الصغيرة والكبيرة، ثم نختتم بأهمية الخطة كعنصر ضروري لأي منظمة.