هل إدارة المكاتب لها مستقبل أدى تخصص إدارة المكاتب في الآونة الأخيرة، وتحديداً في العقد الماضي، وزيادة التحكم في التطبيقات التكنولوجية والعمل عن بعد، إلى تغيير جذري في متطلبات وهدف هذا العمل. بعد أن كانت مجرد مسؤوليات روتينية مثل الاحتفاظ بالملفات المهمة وإعادتها إليها وتنظيم تلك الملفات المتعلقة بالموظفين وبيانات الشركة، تحول الأمر إلى العديد من الشركات لجعلها وظيفة متطورة بمتطلبات أكثر تخصصًا، وهذه المقالة تستعرض معك أكثر معلومات مهمة عن تخصص إدارة المكاتب ووظائفها وأنماطها، سواء كان لها مستقبل أم لا.
محتويات
تعريف التخصص في إدارة المكاتب
يُطلق على الموظف الذي يعمل في مجال إدارة المكاتب اسم “مدير المكتب” ويرتبط هذا المسمى الوظيفي بالعديد من المهام الأساسية التي يُطلب من مدير المكتب القيام بها على أساس منتظم وروتيني، ولكن قد تختلف هذه المهام. مؤسسة العمل. إلى آخر، على سبيل المثال، تختلف وظيفة مدير المكتب في مؤسسة أكاديمية مثل الجامعات حول مدير المكتب في شركة تجارية، وكذلك مدير المكتب في مؤسسة حكومية، وما إلى ذلك، ولكن هناك عدة مهام رئيسية هم موجودة في جميع أنواع تخصصات إدارة المكاتب تقريبًا مثل تنظيم الملفات المهمة، وكذلك الاجتماعات مع صانعي القرار والمسؤولين، والمهام المتعلقة بالاتصالات والموارد البشرية.
هل إدارة المكاتب لها مستقبل
نعم، والإجابة على هذا السؤال ذات شقين. الجزء الأول يشير إلى الشركات ومؤسسات العمل الأكاديمي وغيرها التي لا تزال تعتمد على النظام الإداري الروتيني لتطوير الأعمال العادية، والتي يقوم بها مسؤول إدارة المكتب. في هذه الحالة، من المتوقع أن تستمر الحاجة إلى هذا التخصص، ولكن بمعدل نمو بطيء. التحول الرقمي والاعتماد على التكنولوجيا، لذلك من المتوقع تحقيق نمو أكثر تقدمًا في مجال إدارة المكاتب، والتي ستحتاج بلا شك إلى عنصر بشري للقيام بذلك، ولكن مع متطلبات وظيفية أكثر مثل قدرتها على التعامل مع التكنولوجيا والبرمجيات التي تسهيل التحكم في عرض ومعالجة الاستفسارات أو العملاء، وتنظيم البيانات المتعلقة بالشركة، إلخ.
معلومات عن دراسة إدارة المكاتب
تدرس العديد من الجامعات تخصص إدارة المكاتب باعتباره تخصصًا وظيفيًا فريدًا يتطلب دراسة أكاديمية لتلبية احتياجات سوق العمل، خاصة مع التطور التكنولوجي الذي حول هذه الوظيفة من مجرد وظيفة تنظيمية روتينية إلى وظيفة ذات فروع واحتياجات متنوعة. . الجداول، وهذه المواد الدراسية هي أبرز المواد أو الدورات التدريبية التي تدرس في هذا التخصص في معظم الجامعات
- ادارة الشركات.
- الموارد البشرية.
- إدارة التسويق.
- تطبيقات الحاسوب وبرامج الحاسوب.
- كتابة تقنية.
- الاتصالات الإدارية.
- القدرة على الكتابة على لوحة مفاتيح.
- إدارة الوقت.
- اقتصاد.
- إدارة الجودة.
- إجراءات السكرتارية.
طبيعة العمل في مجال إدارة المكاتب
من المتوقع أن يعمل حامل درجة أكاديمية في إدارة المكاتب في عدد من المناصب المتنوعة، مثل المساعد الإداري أو السكرتير الخاص أو منسق الموارد. من المتوقع أن يعتمد توظيف مديري المكاتب على الشهادة الأكاديمية وليس فقط الخبرة السابقة. التخصص في إدارة المكاتب أو التخصص في إدارة الأعمال. بشكل عام، مهمة مدير المكتب هي إدارة عدد من المهام الأساسية التي تعتمد على التنظيم الإداري. على وجه الخصوص، يمكن الإشارة إلى أن طبيعة عمل مدير المكتب هي إدارة أعمال السكرتارية والتعامل مع الأشخاص داخل وخارج منظمة العمل، وكذلك تطبيق التقنيات الحديثة لتنظيم وجدولة الملفات، وإعداد المشاريع للمكتب ومهمة الطباعة. حاجة.
المهارات اللازمة للتخصص في إدارة المكاتب.
نظرًا لأن مديري المكاتب هم نقطة الاتصال الأولى داخل منظمة الأعمال أو الشركة ويجب عليهم بناء بيئة عمل رائعة كمساعدين تنفيذيين، لذلك يمكن القول إن تخصص إدارة المكاتب له مستقبل قوي. ولكن إذا كنت تعمل على تطوير المهارات الشخصية التي تحاكي التغييرات المفروضة في العصر الحالي من الجانب التقني والتكنولوجي، فهذه هي أهم المهارات المطلوبة للتخصص في إدارة المكاتب
- مهارة الاتصال الفعال يجب أن يتمتع مدير المكتب بقدرة كبيرة على التواصل مع العملاء أو الموظفين أو المسؤولية في العمل، وذلك ببساطة لأنه نقطة الاتصال بين جميع هذه الفئات وبالتالي يتمتع بموقع رائع في تعزيز سمعة الشركة. التنظيم وبناء الثقة.
- التعامل مع الكمبيوتر تعتبر هذه المهارة من أهم المهارات التي يتم تضمينها في قائمة المهارات الصعبة أو المهارات التي تأتي مع التعلم، وهي من النقاط الرئيسية التي تركز عليها الشركات عند تعيين مديري المكاتب والنظر فيها. فرق مهم بين حاملي ذلك التخصص في إدارة برامج الكمبيوتر التي تسهل العمل التنظيمي بدلاً من الترتيب المعتاد.
- إدارة الوقت يجب أن يكون مدير المكتب أكثر تميزًا في إدارة الوقت من أي شخص عادي، ومن خلال هذه المهارة يمكنه تنظيم جميع الأعمال والمهام الموجودة على أساس زمني مناسب يضمن الكفاءة المطلوبة دون انقطاع العمل، ولهذا اكتشفنا أن العديد من الجامعات متخصصة في إدارة المكاتب. تقوم بتدريس إدارة الوقت في دورة.
- مهارة التفاوض يرتبط منصب قيادة المكتب بقدر معين من التفاوض، على سبيل المثال، يمكنك التفاوض بشأن الميزانية أو الحصول على امتيازات لشركتك أو مديرك أو مؤسستك، وغيرها من الأمور التي تتطلب التفاوض مع طرف آخر لتعزيز الامتيازات أو بناء علاقات مع الشخصيات والأطراف الأخرى لضمان أفضل حل وسط يناسب الجميع.
ما هي التوجهات المستقبلية لتخصص إدارة المكاتب
تخضع الأعمال باستمرار لعمليات التطوير حسب متطلبات الوقت والفترة الحالية. اختفت العديد من الوظائف لأنها فشلت في التطور بشرح طريقة تجعلها في أمس الحاجة إليها، خاصة مع التحكم في التكنولوجيا التي تمكنت من القيام بمهام متعددة، وتعتبر هذه الوظائف تخصصًا تحتاج إدارة المكاتب إلى تطوير وظيفي الآن وفي المستقبل، وهذه هي الإرشادات التي يمكن لمدير المكتب اتباعها
توسيع المهارة
كما يتم أتمتة المزيد من الوظائف ؛ من الضروري لمدير المكتب أن يكون لديه مهارات شخصية أكثر تطوراً تسمح له بالتعامل مع تلك التقنية التي حلت محل الأوراق المزدحمة، وكيفية إدارة البرامج على أجهزة الكمبيوتر، وخاصة البرامج التي تركز على أعمال إدارة المكاتب مثل النصوص والجداول والبيانات . وتحتاج إلى إتقانها وعدم معرفتها فقط.
الشركات الرائدة
سيحتاج المتخصصون في إدارة المكاتب إلى تبني نهج ريادي بشكل متزايد في مجال تخصصهم، لذلك يجب أن يتمتع مدير المكتب بخلفية قوية في مبادئ الإدارة التجارية والتقنية، فضلاً عن المهارات المتعلقة بالتفاوض وصياغة الميزانية والرقابة والاتصالات الإلكترونية التي تم ترحيلها . على الشبكات الاجتماعية. اجتماعيًا وأصبح بارعًا في التعامل مع العملاء أو الاستفسارات المختلفة.
إدراج التخصص
في العقد القادم، من المأمول ألا تكون درجة إدارة المكاتب كافية لنقل نطاق وعمق المهارات والخبرات الوظيفية لمن يعملون في هذه المهنة، ونتيجة لذلك ؛ سيتم تقسيم هذا التخصص إلى عدة تخصصات فرعية أكثر تخصصًا، على سبيل المثال، سنجد وظيفة منسق الموارد، وهي فقط لتوظيف العمال ذوي المهارات العالية والموارد الكافية، وهذه مهمة كانت من بين المهام العديدة لمدير المكتب، وستكون هناك أيضًا وظيفة فرعية أخرى مثل مراقب سير العمل، والتي ستعمل. يمتلك مالكها إشرافًا كبيرًا على المنظمة ويضمن حصول المهنيين على الدعم والموارد اللازمة وأداء وظائفهم، بالإضافة إلى تنسيق الاستخدام الكامل لـ موارد الشركة.
أهمية إدارة المكاتب
تكمن أهمية التخصص في إدارة المكاتب في حقيقة أنه يضمن دقة المعالجة وتوازن سير العمل داخل المنظمات على اختلاف أنواعها وتخصصاتها، لذلك فهو مرتبط بدرجة الدقة التي تحتويها المنظمة في تنسيق وصيانة الموارد والتخزين من البيانات الهامة. ، وتتعلق هذه الوظيفة بمهمة الإشراف على التسويق، والتي تعتبر ذات أهمية كبيرة للشركات الصناعية والتجارية، وهذا بالتأكيد يضيف إلى حقيقة أن مدير المكتب هو المسؤول عن مراقبة سير العمل وتقييم النتائج في المجال و معرفة آراء وآراء العملاء، وربما تكون كل هذه النقاط هي التي تدل على أن هذا التخصص له مستقبل محتمل، لكن الاختلاف سيكون في كيفية اختيار وتحديد معلومات عن المؤهل لهذا المنصب بناءً على تدريبك الأكاديمي وخبرتك. والمهارات الشخصية والتقنية.
بهذا نختتم مقالنا هل تخصص إدارة المكتب له مستقبل نناقش فيه إجابة هذا السؤال مع عرض تفصيلي لتعريف تخصص إدارة المكتب، والمعلومات المتعلقة بالدراسة الأكاديمية والطبيعة من الوظيفة. عمل مديري المكاتب، ونحن ننتقل إلى مستقبل ذلك التخصص واتجاهاته الجديدة.