المهارات الشخصية التي يجب أن يمتلكها إدخال البيانات هي من بين الأشياء التي يبحث عنها كل شخص بدأ في مجال إدخال البيانات أو يفكر بجدية في ممارستها، لأن عمل إدخال البيانات هو أحد الوظائف الأكثر شيوعًا، والطلب له زاد انتشار العمل عن بعد الذي خلفه وباء كورونا المستجد. من أجل تزويد القارئ بكل ما يحتاج لمعرفته حول أنواع العلوم المختلفة والشركات المختلفة، قدمنا في هذه المقالة معلومات كاملة حول وظيفة إدخال البيانات، بالإضافة إلى سرد المهارات الشخصية التي يجب أن يمتلكها إدخال البيانات ويضعها. في سيرتك الذاتية.
محتويات
تعريف إدخال البيانات
إدخال البيانات هو وظيفة يقوم فيها الموظفون بإضافة البيانات الإلكترونية والتحقق منها وتحريرها. تحتاج العديد من الشركات إلى أشخاص لتدوين ملاحظات الاجتماع وإضافة البيانات الأولية إلى قواعد البيانات وإضافة أرقام المبيعات إلى التنسيقات الإلكترونية عدة مرات خلال يوم العمل. يتطلب عمل إدخال البيانات العمل مع أنواع مختلفة من البيانات الإلكترونية وأجهزة التشغيل التي يستخدمها المحترفون لإدخال البيانات وتحريرها، مثل لوحة المفاتيح.
الوظائف في هذا التخصص لها عدة طرق دفع مختلفة. إذا بدأت في هذه الوظيفة، فقد يدفع لك المشروع، مقابل ضغطات المفاتيح في الدقيقة، أو ضغطات المفاتيح لكل كلمة، أو ضربات المفاتيح في الساعة، أو تحصل على أجر بالساعة. يعتمد معدل الدفع عند إدخال البيانات بشكل عام على سرعة الكتابة لديك، ومن المرجح أن يكسب كاتبو الطباعة السريعون المزيد من المال في هذه الوظيفة.
المهارات الشخصية التي يجب أن يمتلكها الشخص الذي يقوم بإدخال البيانات
هناك مجموعة واسعة من المهارات التي يجب أن يكتسبها الشخص الذي يقوم بإدخال البيانات إذا كان عليه الاعتماد على هذه الوظيفة باعتبارها وظيفته الأساسية. فيما يلي بعض أهم المهارات الشخصية التي يجب أن يمتلكها إدخال البيانات
- الاختصاص في الكتابة والنسخ.
- المهارات الحاسوبية والتقنية (بما في ذلك معرفة برامج الكمبيوتر المختلفة).
- المهارات التنظيمية وإدارة الوقت.
- مهارات الإدارة.
- مهارات الاتصال والتواصل الشفهي والكتابي.
- مهارات خدمة العملاء.
- الدقة والاهتمام بالتفاصيل.
- تعدد المهام.
- سرية.
- القدرة على العمل بشكل مستقل.
- مهارات العمل الجماعي.
- مهارات وآداب الهاتف.
- مهارات التعامل مع الآخرين ومهارات التعامل مع الآخرين.
- الموقف الإيجابي عند العمل تحت الضغط.
- إجادة اللغة الإنجليزية.
- ركز على التفاصيل.
- تعامل مع عناصر إدخال البيانات والواجبات المنزلية بعناية.
برامج التطوير الذاتي التي يجب أن يحصل عليها إدخال البيانات
تتطلب جميع الوظائف مستوى معينًا من الكفاءة، والذي لا يمكن تحقيقه إلا من خلال التدريب والممارسة والعمل المنتظم على تطوير الذات والمهارات الشخصية. نعرض أدناه مجموعة من برامج التطوير الذاتي التي يجب أن يحتوي عليها إدخال البيانات، مع التفاصيل المناسبة التي ستفيدك في هذا المجال
سرعة الكتابة
كلما كتبت أسرع، زادت الأموال التي تجنيها وزاد العمل الذي تقوم به ؛ هذا هو السبب في أن بعض أصحاب العمل يفضلون العاملين في إدخال البيانات بسرعة كتابة من 30 إلى 40 كلمة في الدقيقة، لذلك من الحكمة قضاء بعض الوقت في شحذ مهاراتك في الكتابة. فيما يلي بعض الأشياء التي يمكن استخدامها لتحسين مهارات الكتابة
- احصل على لوحة مفاتيح مريحة أو ضخمة.
- تدرب بانتظام على برامج الكتابة عبر الإنترنت.
- ضع أصابعك دائمًا في الصف الأوسط أثناء الكتابة.
- خذ فترات راحة منتظمة.
- ضع بضعة سطور من الكلمات وتدرب حتى تحصل عليها بالشكل الصحيح في البداية.
- ركز على الدقة والتباعد الصحيح وموضع الإصبع وعلامات الترقيم.
التخطيط الجيد للعمل اليومي.
يتناسب أداء إدخال البيانات بشكل مباشر مع مدى كفاءة إدارة يومك أو وقتك ؛ مع التخطيط السيئ أو عدم وجود جدول زمني محدد، تتأخر الطلبات، وخدمة العملاء ضعيفة، والإنتاجية أقل. فيما يلي بعض الأفكار لتحسين أدائك في وظائف إدخال البيانات بدوام كامل
- قم بإنشاء قائمة مهام – لديك بالفعل وظائف كافية كل أسبوع، فقط قم بإنشاء قائمة مهام بأهداف العمل اليوم، ثم راقب تقدمك بشكل متكرر. ستساعدك هذه التقنية على إكمال مهام إدخال البيانات بسرعة أكبر.
- ساعات العمل الثابتة – على عكس الوظائف العادية من 9 إلى 5 وظائف بدوام كامل، فإن نجاح العمل من المنزل يعتمد كليًا على قراراتك، ومن المفيد تطبيق ساعات عمل صارمة لتحسين الانضباط والإنتاجية.
- فترات راحة معتدلة – عند العمل في وظيفة إدخال بيانات مستعجلة، يكون من المغري التخلي عن فترات الراحة، وغياب الزملاء لا يترك مجالًا للانقطاعات، لكن عدم أخذ فترات راحة يسبب التعب، مما يضر بصحتك وأدائك المستدام.
ركز وتخلص من المشتتات
عندما تعمل بدوام كامل من المنزل، هناك العديد من العوامل التي تشوه تركيزك بسهولة، والتعرف على هذه الانحرافات هو الخطوة الأولى في إبعادها. فيما يلي بعض الأفكار التي تساعدك على إدارة عوامل التشتيت في العمل
- إدارة الأجهزة المحمولة – يمكن أن تؤثر إشعارات البريد الإلكتروني أو الرسائل النصية على اهتمامك بالتفاصيل ؛ لذلك، يُنصح بإبقاء أجهزتك المحمولة بعيدًا والاحتفاظ بها فقط أثناء فترات الراحة.
- استخدام أجهزة ضبط الوقت – يعد الانضباط عاملاً رئيسيًا في تحسين أدائك في وظائف إدخال البيانات ؛ بدون قيود، من السهل التحقق باستمرار من حسابات وسائل التواصل الاجتماعي أو تصفح قنوات الفيديو في منتصف العمل، لذلك حدد فترات الراحة أو الخروج من المكتب.
- ارتدِ زيًا موحدًا للعمل – غالبًا ما يجد العاملون عن بُعد أنه من الأفضل البقاء في البيجامات أو غيرها من ملابس النوم طوال اليوم، ولكن هذا الزي غير الرسمي يخلق مستوى من الراحة من المحتمل أن يؤثر على تركيزك، لذلك يعد الاستحمام فكرة جيدة وارتداء ملابس العمل. ملابس.
البرمجيات المستخدمة لإدخال البيانات
يعتمد إدخال البيانات على مجموعة من البرامج الخاصة التي تساعدك في عملية إدخال البيانات بشرح طريقة سهلة وسريعة بدلاً من اللجوء إلى البرامج التقليدية التي تستغرق وقتًا أطول وتتطلب المزيد من الجهد. من بين البرامج المستخدمة لإدخال البيانات ما يلي
- إنفينيتي – أكثر برامج إدخال البيانات سهولة في الاستخدام للحفاظ على جميع بياناتك في مكان مركزي واحد، ويمنحك هذا البرنامج الحرية في تكييف النظام بأكمله وفقًا لاحتياجات عملك وتحقيق أقصى استفادة منه بشرح طريقة مرنة للغاية.
- Zoho Forms هو أفضل تطبيق لإدخال البيانات للأجهزة المحمولة يساعدك على إدارة بياناتك بسلاسة. يجعل جميع العمليات سهلة من خلال السماح لك بإعداد إشعارات البريد الإلكتروني أو إنشاء نماذج الويب أو استخدام التطبيقات المدمجة لإدارة بياناتك.
- Entrypoint i4) – تطبيق قوي لإدخال البيانات للعيادات يوفر مجموعة من الميزات المفيدة بما في ذلك التحقق من صحة البيانات واكتشاف الاختصار ونقل البيانات وتحويل المكتبة وإدخال الصور.
- Foxtrot RPA – برنامج ممتاز لإدخال البيانات لجميع أنواع الأعمال، فهو يمكّن المؤسسات من أتمتة المهام المملة بسرعة أكثر كفاءة، وتمكّن ميزة السحب والإفلات سهلة الاستخدام المستخدمين من تبسيط إدارة العمليات في جميع الشركة .
- Typeform – برنامج إدخال البيانات الآلي الأسهل استخدامًا، وهو مثالي لجميع الشركات التي تهتم بكيفية تجربة العملاء لعلامتهم التجارية. يسمح لك بمشاركة المعلومات من خلال الاستبيانات والنماذج بشرح طريقة ممتعة ومثيرة، ويمكن دمجها مع أكثر من 500 تطبيق مثل Mailchimp و Google Sheets و Salesforce وغيرها.
- ProntoForms هو تطبيق رائد لإدخال البيانات لنماذج الأجهزة المحمولة. واحدة من أفضل ميزات هذا البرنامج هي قدرته على جمع وإدارة النماذج والمستندات من أي مكان. يمكن للمستخدمين اختيار أحد القوالب المعدة مسبقًا من مكتبة النماذج التي تتضمن كل شيء بدءًا من سجلات الأحداث وحتى طلب التسليم، كما يمكنهم أيضًا إنشاء قوالبهم الخاصة.
واجبات ومسؤوليات إدخال البيانات
هناك العديد من مهام إدخال البيانات. لا تقتصر على الطباعة فقط، ولكن الوصف الوظيفي النموذجي لإدخال البيانات يتضمن المسؤوليات التالية
- إعداد وتصنيف المستندات الخاصة بإدخال البيانات.
- إدخال البيانات في برنامج قاعدة البيانات والتحقق منها للتأكد من دقة البيانات المدخلة.
- حل تناقضات المعلومات واحصل على مزيد من المعلومات للمستندات غير المكتملة.
- قم بإنشاء نسخ احتياطية للبيانات كجزء من خطة الطوارئ الخاصة بك.
- الاستجابة لطلبات الحصول على معلومات من الأعضاء المصرح لهم.
- جرب أنظمة قواعد البيانات الجديدة وتحديثات البرامج.
مواصفات إدخال البيانات
تشمل مسؤوليات مشغل إدخال البيانات جمع البيانات وإدخالها في قواعد البيانات والاحتفاظ بسجلات دقيقة لمعلومات الشركة القيمة. الشخص المثالي لإدخال البيانات لديه المهارات الأساسية في إدخال البيانات ؛ مثل
- اكتب بسرعة مع الاهتمام بالتفاصيل.
- على دراية بجداول البيانات والنماذج عبر الإنترنت.
- يعمل مع فريق البيانات ومدير البيانات.
- تعتبر الخبرة السابقة كمسؤول إدخال بيانات أو منصب مشابه ميزة.
- أدخل تفاصيل العميل والحساب من المستندات المصدر في الوقت المحدد.
- جمع والتحقق من صحة وتصنيف المعلومات.
- راجع البيانات بحثًا عن الفجوات أو الأخطاء، وصحح أي تناقض، وافحص النتائج.
إلى هنا نكون قد وصلنا إلى ختام هذا المقال، وقد سردنا لكم فيه المهارات الشخصية التي يجب أن يمتلكها مدخل البيانات بشكل موجز يساعدكم على التطوير من أنفسكم للارتقاء بوظيفتكم المهنية في مجال إدخال البيانات، فضلًا عن تعريف مدخل البيانات وذكر أهم مواصفاته والبرامج التي يمكن أن تساعده في العمل.