خطوات كتابة التقرير هي تلك التي يجب على طالب المدرسة والموظف في أي مؤسسة تعلمها وإتقانها. تتطلب بعض المهام الأكاديمية إعداد التقارير، بالإضافة إلى نطاق العمل. بناء على طلب للحصول على “تقرير” من أحد كبار المديرين، يعاني الكثير من الناس لمعرفة ما يكتبونه. إنهم مرتبكون بشأن أسلوب الكتابة وما يجب تضمينه، واللغة المستخدمة، وطول المستند، وعوامل أخرى. في هذه المقالة، نوفر لك معلومات مهمة حول إعداد التقرير.
محتويات
ما هو التقرير
في الأوساط الأكاديمية، هناك بعض التداخل بين التقارير والمقالات، وأحيانًا يتم استخدام الكلمتين بالتبادل لمعنى واحد، ولكن من المرجح أن تكون هناك حاجة إلى التقارير في الأعمال والمسائل العلمية والتقنية وفي مكان العمل. بينما يعرض المقال الحجج والاستنتاجات، يركز التقرير على الحقائق. التقرير عبارة عن وثيقة قصيرة وواضحة وموجزة مكتوبة لغرض معين وجمهور محدد، بشكل عام يحدد ويحلل موقفًا أو مشكلة معينة، وغالبًا ما يقدم توصيات للإجراءات المستقبلية.
التقرير عبارة عن صحيفة وقائع يجب أن تكون واضحة ومنظمة بشكل جيد. وتجدر الإشارة إلى أن متطلبات الشكل الدقيق للتقرير ومحتواه تختلف بين المنظمة والأقسام وفي الدراسة بين الدورات، من مدرس إلى مدرس، وكذلك بين المواد، لذلك من المفيد معرفة ما إذا كانت موجودة. إرشادات محددة قبل أن تبدأ في كتابة تقريرك.
خطوات كتابة التقرير
عند إعداد التقرير، يجب اتباع الخطوات الصحيحة التي تم اتخاذها لإعداد التقارير، وعلى الرغم من أن خطوات كتابة التقرير قد تختلف وفقًا لنوع التقرير، إلا أنها قد تختلف أيضًا وفقًا للمعلم أو المدير والمدير. محتويات ليتم تنفيذها. يشتمل التقرير على مجموعة من الخطوات الأساسية التي يمكن اتباعها لكتابة تقرير. نسردها على النحو التالي
تحديد وتعريف المشكلة
يجب على المرء أن يدرك ما هي المشكلة التي ستكون موضوع التقرير. ثم تحتاج إلى تحديد المشكلة من خلال الإجابة على الأسئلة الخمسة التالية
- ماذا يدرس التقرير
- لماذا نحتاج مثل هذه الدراسة
- متى نحتاج مثل هذه الدراسة
- أين يجب أن نتحرى
- من الذي سيتم التحقيق فيه
تحديد الغرض من الدراسة ونطاقها.
عليك أن تعرف الغرض من أي دراسة، ومناقشة الأسباب، ثم لتسهيل الدراسة عليك تحديد النطاق الدقيق، على سبيل المثال افترض أن هناك مشكلة في إدارة العمل تتطلب التحقيق ؛ الغرض من تقرير الدراسة هذا هو اكتشاف تلك العوامل التي تؤدي إلى حدوث نزاع بين العمال والإدارة، في حين أن النطاق سيكون عمال المصنع والسلطة المختصة في المصنع.
تطوير الفرضية
لحل المشاكل، يجب على الباحث تطوير الفرضيات، الفرضية هي بيان أو شرح مؤقت لأي مشكلة. على سبيل المثال، إذا كان البحث مطلوبًا لفهم مشكلة إدارة الأعمال، يمكن أن تكون الفرضية كما يلي
- هناك فجوة اتصال كبيرة بين الإدارة والموظفين.
- تتجاهل الإدارة دائمًا الرضا الوظيفي للعمال.
حدد المصطلحات بوضوح
يمكن أن يكون هناك الكثير من المصطلحات المربكة المتعلقة بالدراسة وتتطلب تعريفًا واضحًا لذلك تحتاج إلى تقديم تعريف مختلف للمصطلحات المربكة وأن تكون جيدًا، على سبيل المثال، يعتمد الرضا الوظيفي من شخص لآخر، لذا يجب تحديد الرضا عن النوع الذي تتجاهله الإدارة بشكل صحيح .
مصطلح “العمل” هو أيضا مصطلح محير لأنه قد يكون هناك عمالة في المصنع أو العمالة بشكل عام، لذلك يجب تحديد مشكلة العمل بشكل صحيح. أيضا، مصطلح “الوقت” محير. نظرًا لأنه يمكن أن يكون قصير الأجل أو طويل الأجل، فأنت بحاجة إلى الإشارة إلى المدة التي يجب أن يتم فيها تحديد المشكلة بشكل صحيح بين العمال والإدارة.
حدد الجمهور
التقارير مخصصة للقراء، يجب تحديد من هم قراء التقرير. على سبيل المثال، عندما يُطلب منك تقرير تحليل التكلفة والحجم والمزايا للإدارة ذات المستوى الأعلى، فلن يكون التقرير لعمال المصانع أو الغرباء. بل تقرير سنوي سري (ACR) للإدارة العليا وليس للعاملين. لذلك، يجب أن تأخذ في الاعتبار معرفة واهتمام قرائك عند إعداد أي تقرير، حيث يجب أن يكون التقرير موجهًا للقارئ.
جمع البيانات
لحل المشكلة، نحتاج إلى أساس معقول وبالتالي نحتاج إلى جمع البيانات. البيانات من نوعين على النحو التالي
- البيانات الأولية البيانات التي تم جمعها من تحقيق أو ملاحظة أو تجربة أو مسح.
- البيانات الثانوية البيانات التي تم جمعها من المكتبة.
تنظيم وتحليل وتفسير البيانات
يجب تنظيم البيانات المجمعة بشرح طريقة منظمة، أي يجب تنظيم البيانات بشرح طريقة منطقية، مثل الوقت والكمية والموقع. يتضمن التحليل عمومًا التحقق من البيانات المجمعة بحثًا عن الأخطاء المحتملة وإجراء التحرير المناسب لضمان دقتها واكتمالها. بمجرد تنظيم البيانات وتحليلها، حان الوقت لتفسيرها من حيث المعنى المنطقي، حيث أن تقييم البيانات مهم للوصول إلى نتيجة منطقية.
تفصيل العمل
بمجرد تشكيل النمط النهائي للتقرير في ذهن الكاتب، يجب عليك إعداد مخطط تفصيلي لكتابة التقرير. في هذا الرسم البياني، يتم طرح المشكلة وتسجيل الحقائق ومناقشتها بإيجاز واستخلاص النتائج المنطقية. اعلم أن الخطوط العريضة ليست ضرورية، لكنها تساعد في كتابة تقرير منظم.
صياغة التقرير النهائي
المرحلة الأخيرة هي كتابة التقرير، ويجب على الكاتب التأكد من أن لغة التقرير بسيطة وخالية من الأخطاء النحوية، حيث أن نجاح أو فشل جميع الجهود المبذولة للتقرير قيد الدراسة يعتمد بشكل مباشر على العرض الجيد و تحضير. من التقرير.
قالب كتابة تقرير قابل للطباعة
أدناه سنزودك بنموذج لكتابة تقرير باللغة العربية وآخر باللغة الإنجليزية يمكنك استخدامه، مع مراعاة أن التقارير تختلف باختلاف النوع والكيان المقدم لك
أنواع التقارير
بعد أن ناقشت خطوات كتابة تقرير ناجح، من الضروري ذكر أنواع التقارير، وعلى الرغم من أن السلطات لم تضع تصنيفًا عالميًا للتقارير، إلا أن هناك فئات من التقارير شائعة الاستخدام وتوفر تسمية لـ دراسة التقارير، ويتم تصنيف التقارير في بعض الأحيان في. يمكن أن تتناسب جميع التقارير تقريبًا مع معظم الفئات، ويمكن أن يندرج تقرير واحد في فئات متعددة. سنقوم بإدراج مجموعة من تصنيفات التقارير المستخدمة أدناه
التقارير الرسمية أو غير الرسمية
يتم تنظيم التقارير الرسمية بعناية ؛ إنها تؤكد على الموضوعية والتنظيم، وتحتوي على الكثير من التفاصيل، وتتم كتابتها بأسلوب يميل إلى التخلص من عناصر مثل الضمائر الشخصية. عادةً ما تكون التقارير غير الرسمية عبارة عن رسائل قصيرة ذات استخدام عادي وغير رسمي للغة، ويمكن وصف المذكرة الداخلية عمومًا على أنها تقرير غير رسمي.
تقارير قصيرة أو طويلة
من الواضح أن الملاحظة المكونة من صفحة واحدة قصيرة والتقرير الطويل، على سبيل المثال، من عشرين صفحة. لكن أين الخط الفاصل لاحظ أنه كلما زاد طول التقرير، فإنه يأخذ المزيد من خصائص التقارير الرسمية.
تحليلات أو تقارير وسائل الإعلام
تقارير إعلامية مثل ؛ التقارير السنوية، والتقارير المالية الشهرية، وتقارير تغيب الموظفين تحمل معلومات موضوعية من منطقة من منظمة إلى أخرى. أما التقارير التحليلية المستخدمة في التحقيقات العلمية وتقارير الجدوى والتقييمات العقارية، فتستخدم لمحاولة حل المشكلات.
تقرير الاقتراح
الاقتراح هو تباين في تقارير حل المشكلات، الاقتراح هو وثيقة تهدف إلى وصف كيف يمكن لمنظمة ما تلبية الاحتياجات الأخرى. تعلن معظم الوكالات الحكومية عن احتياجاتها من خلال إصدار “طلبات تقديم العروض” أو طلبات تقديم العروض، ويحدد طلب تقديم العروض الحاجة، ويقوم البائعون المحتملون بإعداد تقارير عروض توضح كيف يمكنهم تلبية هذه الحاجة.
التقارير الرأسية أو الجانبية
يشير هذا التصنيف إلى الاتجاه الذي يتحرك فيه التقرير. التقارير التي تشير إلى التسلسل الهرمي لأعلى أو لأسفل هي تقارير عمودية ؛ يساهم في الإشراف الإداري. من ناحية أخرى، تساعد التقارير الموازية في التنسيق في المنظمة، لذلك يعتبر التقرير الذي ينتقل بين الوحدات من نفس المستوى التنظيمي (إدارات الإنتاج والمالية) أفقيًا.
التقارير الداخلية أو الخارجية
التقارير الداخلية هي التقارير المتعلقة بما هو داخل المنظمة. أما التقارير الخارجية فهي معدة للتوزيع خارج المنظمة وهي تشبه التقارير السنوية للشركات.
التقارير الدورية
يتم إصدار التقارير الدورية في مواعيد مجدولة بانتظام، وعادة ما تكون مواكبة للأعلى وتكون بمثابة إشراف إداري، وتسهم النماذج المطبوعة مسبقًا والبيانات التي يتم إنشاؤها بواسطة الكمبيوتر في توحيد التقارير الدورية.
التقارير الوظيفية
يشمل هذا التصنيف التقارير المحاسبية والتقارير التسويقية والتقارير المالية ومجموعة متنوعة من التقارير الأخرى التي تأخذ اسمها من الاستخدام النهائي للتقرير.
عناصر تقرير التحقيق
يتضمن التقرير الناجح عمومًا مجموعة من القضايا المهمة، ملخصة في النقاط التالية
- وصف لتسلسل الأحداث أو الموقف.
- بعض التفسيرات لأهمية هذه الأحداث أو الموقف، إما مجرد تحليلك الخاص أو بناءً على آراء الآخرين.
- قم بتقييم حقائق أو نتائج تحقيقك.
- ناقش النتائج المحتملة لمسارات العمل المستقبلية.
- توصيات لمسار العمل.
- الاستنتاجات.
في النهاية، حددنا لك خطوات كتابة تقرير ناجح، من البداية إلى المرحلة النهائية التي تشمل كتابة التقرير في شكله النهائي، بما في ذلك البيانات والمناقشات والاستنتاجات النهائية.